Digitalización Certificada
IMG es una solución homologada por la Agencia Tributaria de acuerdo con lo dispuesto en la Orden EHA/962/2007 como software homologado para la digitalización certificada, lo que aporta las siguientes ventajas:
• Otorga validez tributaria a las imágenes de las facturas y documentos sustitutivos.
• Permite destruir los documentos originales en papel.
• Compatible con la e-factura.
• Permite la utilización de soporte electrónicos con total garantía tributaria.
Esto lo convierte en el aliado perfecto para cualquier solución de gestión electrónica de facturas de proveedor. Diseñado con un enfoque de producto abierto e integrable, IMG por si mismo puede dar respuesta a las necesidades de digitalización de facturas de proveedor en organizaciones de tamaño pequeño o mediano.
En combinación con otros productos de reconocimiento inteligente de facturas y control de flujo de trabajo, la cobertura se extiende a las grandes organizaciones.
Gestión Centralizada del Archivo
Si bien los repositorios documentales pueden estar distribuidos en diferentes ubicaciones, IMG realiza una gestión centralizada del archivo documental, tratándolo como un único e integrado “archivo virtual”.
La base de datos sobre la que se fundamenta el sistema permite clasificar, catalogar e indexar documentos de acuerdo a diferentes criterios, lo que facilita el acceso y la localización de los mismos con independencia de su ubicación física.
Trabajo Colaborativo
La solución IMG actúa como una herramienta para la consolidación del concepto de “trabajo colaborativo” al gestionar de forma integrada la captura, el almacenamiento y la utilización de la base documental de la organización. El acceso al sistema se puede controlar con nombres
de usuario y contraseñas individuales lo que permite que IMG pueda ser utilizado por personas de diferentes equipos y/o departamentos.
Puesto que es un sistema online, los usuarios pueden tener acceso a él desde cualquier lugar que tenga una conexión a Internet.
Aumento de la Seguridad
Además, IMG garantiza un aumento de la seguridad de su información, ya que incorpora medidas de seguridad que avalan la confidencialidad de sus datos. Entre estas medidas de seguridad se encuentran la incorporación de firma digital, trazabilidad de los documentos, sistema de cifrado, autenticación de usuarios y sistema de control de accesos.
Aumento de la Eficiencia
La reducción de los errores manuales conlleva un aumento de la productividad y la eficiencia de los procesosde gestión de la información. Además, permite un ahorro de tiempo gracias al acceso inmediato a la información y permite a las empresas dedicar sus recursos a tareas de mayor valor añadido, en lugar de a la introducción manual de datos.
Soporte “Papel” y “Electrónico”
IMG transforma cualquier tipo de documento en información valiosa para la organización. Es una herramienta válida para cualquier tipo de organización que gestione grandes cantidades de información, ya que procesa todo lo tipo de documentos, tanto físicos como electrónicos:
facturas, cheques, e-mails, faxes, formularios, contratos, etc.
Usos que le dan algunos de nuestros clientes:
• Pikolin: Digitalización y clasificación de albaranes, facturas, escrituras, contratos, etc. así como la integración con sus propios sistemas de gestión.
• DKV Seguros: Integración en un único sistema de archivo documental de documentación proveniente de distintas fuentes y orígenes relativas a pólizas, siniestros, etc.
• Carreras Almacenaje y Distribución: Digitalización desde distintos puntos de la península
de la documentación de entrega, automatizando su clasificación e indexación en un único archivo documental.
• CONSUM: Digitalización y categorización de cargos, albaranes, facturas y abonos para su rápida localización.
• Coto Minero Cantábrico: Escaneo centralizado y divulgación con el objetivo que todo correo en formato papel quede depositado en el buzón de cada departamento para su catalogación.
• Transportes Carreras: Digitalización de facturas de proveedores desde las propias aplicaciones de gestión de cara a la elaboración
