En Serikat seguimos normalizando algunos de los servicios que prestamos, en especial, aquellos en los que hemos ido acumulando una experiencia considerable.
Uno de esos servicios es la externalizacion de Procesoso Documentales. En este post se describe el enfoque utilizado por Serikat para abordar este tipo de proyectos.
Indicar que Serikat cuenta con clientes de este servicio en en diferentes ámbitos:
• Administracion Central
• Administraciones autonómicas
• Diputaciones
• Ayuntamientos
• Industria
El conjunto de soluciones y procesos que se ofrece abarca el ciclo de vida completo de la información, desde su generación y/o transformación, almacenamiento, distribución, custodia (física o electrónica), consulta, expurgo (físico o electrónico), hasta su destrucción final.
Los pilares en lso que se fundamenta el servicio son tres:
• Conocimiento del Problema
• Diseño de la solución
• Mejora Continua
Conocimiento del problema
Ponemos a disposición de las empresas toda nuestra experiencia y la más avanzada tecnología documental. Analizamos sus procesos de generación y tratamiento de la información, diagnosticando y proponiendo soluciones personalizadas para las distintas problemáticas que pueda plantear la gestión documental.
Todo con total seguridad e integridad y encaminado a conseguir la optimización de los flujos de información, la mejora en la toma de decisiones, en acceso a la información en tiempo real y en consecuencia, la automatización de procesos.
Diseño de la solución
Una vez que se conocen los tipos de documentos, los tratamientos requeridos para cada uno de ellos y las necesidades de archivo y divulgación, se prepara el servicio con un equipo de consultores que desarrollan toda la infraestructura técnica y organizativa del servicio.
Nuestras soluciones están orientadas a facilitar la organización, recuperación y acceso a la información de una forma sencilla, completa e integrada con todo tipo de contenidos (imágenes, fax, informes, archivos de aplicaciones, formularios HTML, mensajes de correo electrónico, video, etc.), haciendo posible la integración de una forma transparente con los sistemas del cliente.
Estas soluciones constituyen un conjunto de tecnologías integradas para el desarrollo de la Gestión Electrónica Documental y la Gestión de Contenidos Corporativos, proporcionando un entorno seguro y altamente escalable donde controlar, acceder y compartir la información.
Mejora continua
La monitorización y control es el elemento clave para asegurar el éxito en la externalización de procesos documentales. En esta actividad se analiza por una parte los indicadores de productividad del servicio y de calidad del producto final comprometidos con el cliente, y por otra se realiza un control continuo de los procesos que conforman el ciclo productivo. Este último permite la detección de puntos de mejora y el establecimiento de actividades de mejora continua para garantizar, e incluso mejorar, los niveles de calidad y productividad.
