Para el desarrollo del proyecto se han utilizado las siguientes herramientas:
• Captura: Kofax que comprende desde el momento en que se digitalizan las facturas hasta el momento en que se transfieren junto a sus datos al gestor documental.
• Gestión Documental: Content Manager que comprende desde el momento en que se cargan las imágenes con sus datos básicos para su validación, asignación de analíticos conceptos hasta el momento que se generan los ficheros de texto para su contabilización automática en el ERP. Durante este proceso las facturas pasarán por un flujo de aprobación y asignación de analíticos y conceptos.
El proyecto consta de dos partes principales:
• Captura de las Facturas
En la fase de Captura existen los siguientes procesos:
-Preparación de los Documentos en el Centro de Digitalización
-Escaneo de Documentos en el Centro de Digitalización
-Envío Automático de las Imágenes al Servidor de KOFAX
-Reconocimiento y Limpieza de Imágenes en el Servidor de KOFAX
-Archivado de Imágenes y Exportación a Content Manager
• Flujo de Aprobación de Facturas
En la fase de Aprobación existen los siguientes procesos:
-Proceso de Control de errores
-Proceso de Asignación de Analíticos y Conceptos
-Proceso de Vto. Bº Responsable
-Proceso de Vto. Bº Contable
-Proceso de Exportación de Datos a Contabilidad
Detalle de cada proceso de la Aplicación de Captura
Preparación de los Documentos en el Centro de Digitalización
El proceso de digitalización y validación se realiza en cada uno de los Centros de Contabilización que se convierten en Centros de Digitalización en este proyecto.
Las facturas de cada Centro Operativo deben llegar al Centro de Digitalización que le corresponde directamente desde los proveedores (avisando a éstos para que cambien la dirección de envío) o por medio de valija interna sin tener que cambiar la dirección de envío de los proveedores.
Escaneo de Documentos en el Centro de Digitalización
El proceso de escaneo se ejecuta en cada Centro de Digitalización definido.
El escaneo se acompaña de un procedo de validación. Durante el proceso de escaneo la imagen escaneada aparece en la pantalla, es necesario que el escaneador compruebe visualmente que la calidad de cada imagen es buena, que el código de barras es correcto y que el Departamento operativo asignado es el correspondiente, en caso de no ser correcto algún dato eliminará y se volverá escanear en el momento
Envío Automático de las Imágenes al Servidor de KOFAX
Existen dos formas de envío de las imágenes al servidor:
• Envío directo; Las imágenes se envían las imágenes en el mismo momento de escanear.
• Envío diferido; Las imágenes en el momento del escaneo se quedan en una carpeta en local y se envían al servidor en el momento en que se decida, normalmente fuera del horario de trabajo.
Reconocimiento y Limpieza de Imágenes en el Servidor de KOFAX
El reconocimiento de las imágenes se realiza en el servidor de KOFAX por medio de un proyecto definido de tipo “Factura”. Por defecto al definir el proyecto de este tipo KOFAX intenta reconocer datos básicos de la factura.
Para que en el proceso del OCR se reconozcan campos de la factura el sistema utiliza una combinación de reglas de extracción y Plantillas:
• Definición Reglas de Extracción
Las reglas de extracción son definiciones de formatos de campo; P.e: numérico, fecha, formato específico.
• Definición de Plantillas
Como su nombre indica es una plantilla de una factura donde se le debe indicar la ubicación de los campos para que el sistema los pueda localizar, pe: en la parte de arriba a la derecha.
Exportación de Datos a Content Manager
Una vez realizado el proceso de validación de los datos reconocidos estamos en disposición de realizar la Exportación de los datos e imágenes a Content Manager. Se traspasan las imágenes y los datos ya validados de la factura.
Detalle de cada proceso de la Aprobación de Facturas
Una vez que las facturas están en Content Manager deben seguir un proceso de Aprobación, asignación de analíticos y conceptos, durante este proceso las facturas pasan por diferentes procesos y estados.
Proceso de Control de errores
Al entrar las facturas en Content Manager es necesario realizar comprobaciones para garantizar la coherencia de los datos.
Proceso de Asignación de Analíticos y Conceptos
Este proceso lo realizan los usuarios con rol operativo. Estos usuarios son los encargados de realizar una primera validación de los datos de las facturas correspondientes a su Departamento Operativo y asignar los analíticos y los conceptos. Cuando una factura tenga todos datos informados esta preparada para pasar al siguiente estado y ser visada por el responsable o pasar por el visto bueno de contabilidad según el departamento operativo.
Proceso de Vto. Bº Responsable
El usuario con Rol Responsable de la Oficina visualiza la factura con todos sus conceptos, importes y analíticos y en caso de ser correcta da el visto bueno para que pase al siguiente estado y el contable la pueda validar.
Proceso de Vto. Bº Contable
El Contable visualiza la factura visada por el responsable con todos sus conceptos, importes y analíticos y en caso de que los datos sean ser correctos da el visto bueno para que pase al siguiente estado y se pueda enviar al ERP para contabilizar.
Proceso de Exportación de Datos a Contabilidad
Una vez que una factura ha sido aprobada por el contable queda en el estado “Pendiente ”. La exportación de datos para el ERP se realiza bajo petición del contable. Se genera un fichero de texto plano en el formato especificado por el ERP de todas las facturas correspondientes al centro de IVA seleccionado. Por último se realiza un envío por FTP al servidor del ERP.
