Serikat prorroga su colaboración con el CGPJ

Un servicio de tratamiento, gestión documental y difusión de la jurisprudencia iniciado en 1999 que se prorroga ahora hasta octubre de 2014.

Serikat, compañía de tecnologías de la información, ha prorrogado por dos años el contrato que mantiene con el Consejo General del Poder Judicial (CGPJ) para llevar a cabo un servicio global de tratamiento, gestión documental y difusión de la jurisprudencia de este organismo.

Hasta el momento, Serikat ha tratado más de 5.000.000 resoluciones judiciales, con una media de unas 400.000 resoluciones al año de todo tipo de Tribunales y Juzgados, desde el Tribunal Supremo, Tribunales Superiores de Justicia, Audiencia Nacional, Audiencias Provinciales, Juzgados (Primera Instancia, Instrucción, Mercantil, Contencioso,...) 

En este nuevo periodo de dos años de colaboración con el CGPJ, la compañía tiene previsto alcanzar 6 millones de resoluciones tratadas y puestas a disposición de un fondo documental digital estructurado para su uso y consulta por parte los jueces y magistrados, empresas públicas y privadas y ciudadanía en general, siendo el grado de acceso a la información particularizada para cada caso.

Los servicios que llevará a cabo Serikat incluyen la homogeneización de las resoluciones judiciales procedentes de múltiples formatos en un único formato estructurado e identificando y marcando cada uno de los apartados de las resoluciones; la digitalización de los documentos en formato libro o papel; la catalogación; la anonimización de las referencias a datos personales; la clasificación por temáticas y por último,  la publicación mediante la generación de un fichero estructurado por cada resolución judicial para su incorporación al fondo documental Asimismo, permite realizar informes de todo tipo y seguimiento de los servicios al máximo nivel de detalle.

Sobre Serikat
Serikat es una compañía enmarcada en el sector de las Tecnologías de la Información cuya oferta abarca una amplia gama de servicios de valor añadido avalados por los éxitos cosechados en más de dos décadas de trayectoria empresarial, lo que la sitúa como uno de los referentes del sector. Fundada en el año 1991, Serikat cuenta con centros de trabajo en Barcelona, Bilbao, Madrid, San Sebastián, Vitoria y Zaragoza. Con una plantilla de 400 profesionales y una cifra de negocio en torno a 18 millones de euros, Serikat pertenece al Grupo Erhardt formado por más de 35 empresas y con una facturación consolidada superior a 170 millones de euros. Grupo Erhardt celebra este año su 130º aniversario.

Sobre el CGPJ
El Consejo General del Poder Judicial es un órgano constitucional, colegiado, autónomo, integrado por jueces y otros juristas, que ejerce funciones de gobierno del Poder Judicial con la finalidad de garantizar la independencia de los jueces en el ejercicio de la función judicial frente a todos. La función principal del Consejo es la gestión de la administración de Justicia junto con la salvaguarda o la garantía de la independencia de los Jueces y Tribunales, cuando ejercen su función judicial, respecto al resto de poderes del Estado y frente a todos, incluso respecto a los demás órganos judiciales y los del propio gobierno del Poder Judicial. Las obligaciones del Consejo se extienden a las cuestiones que afectan al gobierno y administración interna del tercer poder del Estado: el nombramiento y ascenso de Jueces y Magistrados, junto a las situaciones administrativas, licencias, permisos, prohibiciones e incompatibilidades; la inspección de Juzgados y Tribunales, y el régimen disciplinario judicial. A estas competencias se añade, de un lado, la relativa a la selección y formación de los jueces, asumidas en el año 1994, y, de otro lado, la mejora de la calidad de la Justicia, en cuanto presupuesto del derecho fundamental a la tutela judicial efectiva.

Dentro de los órganos técnicos del Consejo General del Poder Judicial, se encuentra el Centro de Documentación Judicial (CENDOJ), con sede en San Sebastián. Sus principales funciones son la recogida, análisis, tratamiento y difusión de la información jurídica procedente del Consejo General del Poder Judicial, de los Juzgados y Tribunales y de otras entidades públicas o privadas.

Asimismo, el Centro de Documentación tendrá a su cargo la creación y mantenimiento de un servicio central de jurisprudencia.

La prórroga del contrato evidencia la conformidad del Centro de Documentación Judicial con el trabajo realizado por nuestra empresa, tal y como ha manifestado su Director Iñaki Vicuña, señalando que la colaboración con Serikat está siendo muy satisfactoria.

Digitalización de historias clínicas y archivo electrónico

Serikat se va a hacer cargo del servicio de expurgo y digitalización del archivo histórico de historias clínicas de la Clínica San Miguel, que actualmente contiene unas 30.000. Igualmente Serikat  suminsitrará e implantará un sistema de archivo electrónico, donde finalmente deberán quedar almacenadas las historias digitalizadas.

También se realizará la integración del sistema de archivo suministrado con el sistema informático de gestión de la Clínica para que desde este último se pueda realizar la consulta de las historias clínicas una vez terminada su digitalización.

Archivo Electrónico

El archivo electrónico se integrará con el sistema de gestión de la Clínica San Miguel de manera que un usuario conectado al sistema de gestión pueda acceder directamente al sistema de archivo y ver toda la documentación digitalizada para un nº de historia dado.

Las tareas a realizar serán:

· Instalación del sistema.

· Alta de usuarios administradores y finales.

· Configuración de tipos documentales.

· Almacenamiento organizado de los documentos a medida que se van digitalizando

· Integración del sistema de archivo con el sistema de gestión de la Clínica San Miguel

Digitalización y Control de la Producción

Para realizar las tareas de digitalización, Serikat utiliza un Sistema de Digitalización y Control de Producción.

Se trata de  sistema informático para la digitalización de documentos y el control del proceso productivo de digitalización de los mismos, que ha sido desarrollado completamente por  Serikat , y que dispone de capacidades para la captura de documentos en soporte de papel mediante escáneres de documentos convencionales, el tratamiento de las imágenes obtenidas en el proceso de digitalización, su catalogación y la preparación final de los documentos en formato electrónico, ya sea para su almacenamiento, o bien para su integración con otros sistemas informáticos, que además puede ser configurado para adaptarse a las condiciones concretas de cada tipología de documentos.

Digitalización Documentación Histórica · Digitalización y creación de la base de datos correspondiente a fichas de tratamiento penitenciario y de libertad condicional.

Objeto:
Digitalización “in situ”, recto y verso, de unas 701.000 fichas de tratamiento penitenciario y libertad condicional, así como la creación de su correspondiente base de datos de índices, que se encuentran conservadas en el Archivo General de la Administración de Alcalá de Henares, sito en el Pº de Aguadores nº 2, dependiente del Mº de Cultura, con los siguientes requerimientos:

Descripción del trabajo
Digitalización directa 1:1 de los dos ficheros que componen el servicio, con una resolución de 300 puntos por pulgada, en modo RGB (color, 24 bit por píxel), de:

· El Fichero de Tratamiento Penitenciario: 320.000 fichas de tamaño A5, recto y verso (640.000 imágenes), creando la correspondiente base de datos con los campos “apellidos y nombre del preso” y “nombre de los padres”

· El Fichero de Libertad Condicional: 381.000 fichas, de tamaño A5, recto y verso (762.000 imágenes), creando la correspondiente base de datos con los campos “apellido y nombre del preso”.

El software de base de datos a utilizar será ACCESS versión compatible con el programa PARES, que fue facilitado por la Subdirección General de Archivos Estatales.

Grabación de las imágenes digitalizadas, en formato TIFF estándar sobre soporte de cinta LT03 en doble copia: una copia de soporte para el Archivo General de la Administración y otra copia de seguridad para la Subdirección General del Tratamiento de la Información. También incluirá copia reducida a 125 ppp, en formato JPEG de calidad con mínima pérdida de información.

Además se entregará una copia reducida a 125 ppp, en formato JPEG de calidad con mínima pérdida de información en soporte DVD o disco duro conexión USB 2.0 para el Archivo General de la Administración.

Incorporación de metadatos de control en las imágenes relativos a la digitalización con la información básica necesaria para el tratamiento de las imágenes.

En el caso de documentos deteriorados, en el folio, se colocará debajo una hoja de papel de color neutro adecuado para que resalten las zonas faltantes, tanto si se trata de pequeños agujeros como de zonas completas de la página, pero que a su vez no favorezca el transparentado de las tintas del reverso.

Digitalización Documentación Histórica · Digitalización de 1.557 volúmenes del Fondo Maestre Racional

Objeto:
SERIKAT fue adjudicataria de un concurso convocado por la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, dependiente del Mº de Cultura, para la digitalización “in situ” de unos 250.000 folios, correspondientes a 1.557 volúmenes del fondo Maestre Racional, del Archivo Corona de Aragón.

Descripción del trabajo:
Digitalización directa 1:1 mediante escáneres planetarios de voúmenes y legajos de los siglos XVI y XVII que componen el fondo con una resolución de 300 puntos por pulgada, en modo RGB (color, 24 bit por píxel).

Grabación de las imágenes digitalizadas, en formato TIFF estándar sobre soporte de cinta LT03 en doble copia: una copia de soporte para el Servicio Reproducción de Documentos y otra copia de seguridad para la Subdirección de Informática).

También incluirá copia reducida a 125 ppp, en formato JPEG de calidad con mínima pérdida de información.

Una copia reducida a 125 ppp, en formato JPEG de calidad con mínima pérdida de información en soporte DVD o disco duro conexión USB 2. para el Archivo de la Corona de Aragón.

Incorporación de metadatos de control en las imágenes relativos a la digitalización con la información básica necesaria para el tratamiento de las imágenes.

Como primera página de cada volumen se digitalizará una página descriptiva aportada por el Archivo.

Los libros se indexarán de la siguiente forma:

· Nº del libro (identificador unívoco).

· Nº de folio.

· Recto / Vuelto.

· Nº de la página dentro del libro (secuencial y automático).

Digitalización Documentación Histórica · Digitalización de 1.699 registros de la Real Audiencia de Cataluña

Objeto:
Digitalización “in situ” de unos 650.000 folios correspondientes a 1.699 registros de la Real Audiencia de Cataluña, que se encuentran conservados en la sede del Archivo de la Corona de Aragón en Barcelona, dependiente de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas del Mº de Cultura, con los siguientes requerimientos:

Descripción del trabajo:Digitalización directa mediante escáneres planetarios de los libros y volúmenes de los siglos XV y XVI que componen el fondo con una resolución de 300 puntos por pulgada, en modo RGB, a color con 24 bit por píxel.

Grabación de las imágenes digitalizadas, en formato TIFF estándar sobre soporte de cinta LT03 en doble copia: Una copia de soporte para el Servicio Reproducción de Documentos y una copia de seguridad para la Subdirección de Informática.

También incluirá copia reducida a 125 ppp, en formato JPEG de calidad con mínima pérdida de información.

Una copia reducida a 125 ppp, en formato JPEG de calidad con mínima pérdida de información en soporte DVD o disco duro conexión USB 2. para el Archivo de la Corona de Aragón.

Incorporación de metadatos de control en las imágenes relativos a la digitalización con la información básica necesaria para el tratamiento de las imágenes.

Como primera página de cada volumen se digitalizará una página descriptiva aportada por el Archivo.

Los libros se indexarán de la siguiente forma:

· Nº del libro (identificador unívoco)

· Nº de folio

· Recto / Vuelto

· Nº de la página dentro del libro (secuencial y automático)

Edición Electrónica de Publicaciones

Dentro de nuestra línea de Soluciones Documentales, Serikat aborda un proyecto de diseño, tratamiento 
y creación de publicaciones digitales, partiendo de la base de actividad editorial de nuestro cliente.

Dentro de los documentos producidos se marcan, de forma normalizada, las referencias a otros documentos 
(doctrinales, de legislación, o de jurisprudencia) que aparezcan, con el objetivo de que posteriormente 
nuestro clinete pueda establecer vínculos a los documentos referenciados. 

Concretamente se marca:

• Todas las ocurrencias dentro de cualquier parte del texto de la publicación que hagan referencia a todos 
los tipos de norma legal (legislación española general y autonómica, europea, internacional, etc.).

• Todas las ocurrencias dentro de cualquier parte del texto de la publicación que hagan referencia a otra 
sentencia o auto, de cualquier órgano judicial

• Todas las ocurrencias dentro de cualquier parte del texto de la publicación que hagan referencia a otra 
publicación de nuestro cliente

Por otra parte,tanto las publicaciones digitales como las ponencias o artículos integrantes de cada publicación, 
llevan asignados:

• Metadatos estructurales, para la representación de la estructura de las publicaciones según el esquema 
METS (Metadata Encoding & Transmition Standard).

• Metadatos descriptivos, para los que se usan tanto la norma Dublin Core Cualificado, como la MARC21.

• Metadatos administrativos, para la gestión de derechos de autor (METSRights) y la preservación de los 
archivos (PREMIS).

Digitalización de los documentos de seguimiento de los controles de calidad

Serikat ha realizado un servicio de digitalización e indexación de documentos para la compañía Daimler Chrysler España. El objetivo del proyecto ha sido la digitalización de los documentos de seguimiento de los controles de calidad insertados dentro de la cadena de producción de los vehículos fabricados en su planta de Vitoria.

Para ello, Serikat ha desarrollado una aplicación informática de digitalización e indexación de los documentos que, junto su correspondiente equipo informático, se instala como un puesto de trabajo más al final de la cadena de producción de los vehículos, de forma que los documentos de control de calidad son digitalizados e indexados en el mismo momento en que el vehículo abandona la cadena.

Durante el período de ejecución del proyecto se han digitalizado, como promedio, 2.500.000 de hojas anuales. Al finalizar el proyecto de Serikat, se mantuvo la infraestructura informática del mismo, pasando el personal de Daimler Chrysler a pilotar los procesos de digitalización.

Servicios Documentales: ¿Sabes de lo que somos capaces en Serikat?

· Somos capaces de saber de manera automática de qué trata una sentencia judicial. De las más de 300.000 resoluciones que tratamos anualmente el 99,5 % son correctas y el resultado de nuestro trabajo es validado por más de 50 editoriales jurídicas.

· Somos capaces de digitalizar e indexar más 50 millones de imágenes con un producto propio.

· Somos capaces de analizar automáticamente documentos indicando cuales incumplen ciertas normas tipo, el porcentaje de incumplimiento y señalar donde se incumple.

· Somos capaces de procesar miles de imágenes / día con un peso de más de 300 Mb cada una… y hemos generado en un solo proyecto un volumen de información digitalizada de más de 120 TB.

· Una gran multinacional de automoción ha tenido la confianza de destruir todos los documentos en papel de cada vehículo fabricado que la ley le exige tener durante 20 años porque SERIKAT se los comenzó a escanear y creó una metodología de tratamiento para ello que siguen aplicando.

· Somos capaces de digitalizar y clasificar 1.000.000 de páginas al mes con un único escáner de gama media y 3 personas.

· Las intervenciones que se realizan en los Plenos del Parlamento Vasco están disponibles en su Web oficial en 2 horas desde que han acontecido.

· Somos capaces de guardar de manera mecánica la información de localización exacta (armario, caja, posición en la misma) de las miles de fichas diarias que entregamos al archivo del Ayuntamiento de Zaragoza, además naturalmente de realizar los propios trabajos de digitalización, procesamiento y catalogación y todo ello con una sola persona trabajando.

· Hemos custodiado, digitalizado e indexado más de 115.000 historias clínicas.

Serikat estará presente en la III Feria de Justicia y Tecnología (Montevideo del 28 al 30 de abril de 2010).

La III Feria de Justicia y Tecnología, (Montevideo del 28 al 30 de abril de 2010), pretende propiciar intercambios de experiencias y buenas prácticas en materia de tecnología aplicada a la justicia, generando un espacio en el que puedan compartirse conocimientos y lecciones aprendidas.

La modernización tecnológica es uno de los principales desafíos de la agenda iberoamericana de reforma de la justicia. Es por ello que se ha ampliado la III edición de la Feria de Justicia y Tecnología a expositores privados. Concurrirán a la Feria los líderes de las instituciones que administran la totalidad de los recursos de las administraciones de justicia latinoamericanas. Junto a ellos, los máximos responsables de informática y tecnología de las Cortes y de los Consejos. En suma, estarán los actores clave para la toma de decisiones estratégicas en materia de modernización de las administraciones de justicia; junto con los proveedores de soluciones tecnológicas.

En su conjunto, un espacio en el que confluyen 23 países y 37 instituciones, entre Cortes Supremas de Justicia y Consejos de la Magistratura representadas.

Serikat estará presente con el tratamiento de las relaciones judiciales

El sistema informático para el tratamiento de las resoluciones judiciales que incluye entre otras las siguientes tareas:

- Captura desde el origen en cualquier formato heterogéneo (papel, txt, Word, PDF, Lotus, XML, etc.).
- Digitalización, OCR y corrección de las resoluciones cuando el origen es papel.
- Catalogación e Indexación de los datos relevantes de las resoluciones.
- Ocultación de información sensible a través de reglas predefinidas (Anonimización).
- Identificación y asociación de las referencias a Legislación y Jurisprudencia.
- Generación de archivos digitales homogeneizados y estructurados.

- Almacenamiento, búsqueda y publicación documental de todo el Fondo Jurisprudencial.

Para más información:
http://www.feriacumbrejudicial.com/aplicacion/AF.php?clave_f=cumbre

Gestor de Procesos de Tratamiento Documental

SERIKAT como compañía especialista en la gestión documental, ha diseñado una solución ágil, abierta y parametrizable, pensada para dar cobertura integral a los requerimientos de los servicios de tratamiento documental.

La solución se soporta en los cuatro vectores que gobiernan la prestación de servicios de tratamiento
documental: Gestión de la Información objeto del tratamiento, Modelado del flujo de trabajo y los procesos, Explotación del servicio y Calidad de los entregables.

Caraterísticas de la solución.

Sistema Informático de Grabación de Datos y Control de la Producción

Todos nuestros proyectos de servicios de tratamiento documental están gobernados por un sistema informático de grabación de datos y control de la producción desarrollado por Serikat en base a la experiencia adquirida en la ejecución de este tipo procesos documentales. Este sistema informático se compone de una multiplicidad de módulos que aportan un doble servicio:

• La de ejecutar las tareas individuales que, conjuntamente, constituyen el servicio completo y que se corresponden con cada una de las fases del tratamiento de los documentos.

• Gestionar la productividad de los recursos que intervienen en el tratamiento documental con la máxima eficiencia.

A continuación se explican una serie de conceptos básicos que constituyen el núcleo y la espina dorsal del sistema informático de grabación de datos y control de producción.

Digitalización de Fichas

El objetivo de este proyecto es la prestacion del  servicio de digitalización “in situ”, recto y verso, de unas 701.000 fichas de tratamiento penitenciario y libertad condicional, así como la creación de su correspondiente base de datos de índices.

La calidad final de las imágenes obtenidas en los procesos de digitalización depende de un conjunto de factores tales como la resolución aplicada al escaneo, la profundidad del bit de la imagen escaneada, los procesos de mejora y el nivel de compresión aplicados, el dispositivo de escaneo utilizado o técnicas usadas, y la preparación del operador del escáner.

Para garantizar la fidelidad de los colores de las imágenes obtenidas en el proceso de digitalización de las fichas de tratamiento penitenciario Serikat ha utilizado cámaras dinámicas (escáneres) de última generación del fabricante Kodak, concretamente el modelo Kodak i260, con el accesorio de bandeja de cristal (flatbed) para documentos muy deteriorados.

 Metodología a utilizar. Gestión del color

El control de calidad de las imágenes digitalizadas es un elemento importante en cada una de las etapas de un proyecto de digitalización. Sin este trabajo no sería posible garantizar la integridad y consistencia de los ficheros de imágenes.

Deben tomarse medidas para minimizar las variaciones entre los diferentes operadores así como entre los distintos escáneres que se utilicen. Los escáneres deben, además, revisarse regularmente para verificar su precisión y la calidad.

Aunque el control de calidad es un factor crucial para asegurar los mejores resultados no existe un modo normalizado para asegurar una determinada calidad de la imagen durante su captura. Los diferentes documentos originales requieren diferentes procesos de escaneo, lo que debe tenerse en cuenta cuando se desarrollan programas de control de calidad.

La metodología a utilizar para el control de calidad de las imágenes en este proyecto se han basado en las siguientes líneas de actuación:

• Utilización de una metodología de gestión del color adecuada
• Pruebas iniciales de los dispositivos de digitalización
• Control de calidad visual
• Control de las condiciones del entorno donde se realiza el control de calidad visual
• Control del número de páginas digitalizadas
• Control de calidad de los datos de catalogación
• Calibración periódica de monitores utilizados para el control de calidad
• Revisión y calibración periódicas de escáneres

Creación de la base de datos

Par el proceso de digitalización de la fichas se utiliza el software Kodak Capture Software.

El software Kodak Capture permite generar un fichero de índices que almacena una línea de texto por cada documento digitalizado que contiene los campos indexados separados por un separador. El último campo es el “path”, ruta física o apuntador al nombre del archivo que contiene la imagen correspondiente a los datos indexados.

Serikat  por su parte ha desarrollado una aplicación a medida que transforma cada línea del archivo generado por el software Kodak Capture en un registro de base de datos, en este caso ACCESS.

Digitalizacion de Facturas

Serikat ha abordado un proyecto de digitalización de facturas de proveedor para un grupo empresarial del ámbito de la logística. La captura de las facturas de proveedor se complementa con la implementación del flujo de aprobación de dichas facturas.

Para el desarrollo del proyecto se han utilizado las siguientes herramientas:

• Captura: Kofax que comprende desde el momento en que se digitalizan las facturas hasta el momento en que se transfieren junto a sus datos al gestor documental.

• Gestión Documental: Content Manager que comprende desde el momento en que se cargan las imágenes con sus datos básicos para su validación, asignación de analíticos conceptos hasta el momento que se generan los ficheros de texto para su contabilización automática en el ERP. Durante este proceso las facturas pasarán por un flujo de aprobación y asignación de analíticos y conceptos.

El proyecto consta de dos partes principales:

• Captura de las Facturas

En la fase de Captura existen los siguientes procesos:

-Preparación de los Documentos en el Centro de Digitalización
-Escaneo de Documentos en el Centro de Digitalización
-Envío Automático de las Imágenes al Servidor de KOFAX
-Reconocimiento y Limpieza de Imágenes en el Servidor de KOFAX
-Archivado de Imágenes y Exportación a Content Manager

• Flujo de Aprobación de Facturas

En la fase de Aprobación existen los siguientes procesos:

-Proceso de Control de errores
-Proceso de Asignación de Analíticos y Conceptos
-Proceso de Vto. Bº Responsable
-Proceso de Vto. Bº Contable
-Proceso de Exportación de Datos a Contabilidad

Externalizacion de Procesos Documentales

En Serikat seguimos normalizando algunos de los servicios que prestamos, en especial, aquellos en los que hemos ido acumulando una experiencia considerable.

Uno de esos servicios es la externalizacion de Procesoso Documentales. En este post se describe el enfoque utilizado por Serikat para abordar este tipo de proyectos.

Indicar que Serikat cuenta con clientes de este servicio en en diferentes ámbitos:

• Administracion Central
• Administraciones autonómicas
• Diputaciones
• Ayuntamientos
• Industria

El conjunto de soluciones y procesos que se ofrece abarca el ciclo de vida completo de la información, desde su generación y/o transformación, almacenamiento, distribución, custodia (física o electrónica), consulta, expurgo (físico o electrónico), hasta su destrucción final.

Los pilares en lso que se fundamenta el servicio son tres:

• Conocimiento del Problema
• Diseño de la solución
• Mejora Continua

Conocimiento del problema

Ponemos a disposición de las empresas toda nuestra experiencia y la más avanzada tecnología documental. Analizamos sus procesos de generación y tratamiento de la información, diagnosticando y proponiendo soluciones personalizadas para las distintas problemáticas que pueda plantear la gestión documental.
Todo con total seguridad e integridad y encaminado a conseguir la optimización de los flujos de información, la mejora en la toma de decisiones, en acceso a la información en tiempo real y en consecuencia, la automatización de procesos.

Diseño de la solución

Una vez que se conocen los tipos de documentos, los tratamientos requeridos para cada uno de ellos y las necesidades de archivo y divulgación, se prepara el servicio con un equipo de consultores que desarrollan toda la infraestructura técnica y organizativa del servicio.

Nuestras soluciones están orientadas a facilitar la organización, recuperación y acceso a la información de una forma sencilla, completa e integrada con todo tipo de contenidos (imágenes, fax, informes, archivos de aplicaciones, formularios HTML, mensajes de correo electrónico, video, etc.), haciendo posible la integración de una forma transparente con los sistemas del cliente.

Estas soluciones constituyen un conjunto de tecnologías integradas para el desarrollo de la Gestión Electrónica Documental y la Gestión de Contenidos Corporativos, proporcionando un entorno seguro y altamente escalable donde controlar, acceder y compartir la información.

Mejora continua

La monitorización y control es el elemento clave para asegurar el éxito en la externalización de procesos documentales. En esta actividad se analiza por una parte los indicadores de productividad del servicio y de calidad del producto final comprometidos con el cliente, y por otra se realiza un control continuo de los procesos que conforman el ciclo productivo. Este último permite la detección de puntos de mejora y el establecimiento de actividades de mejora continua para garantizar, e incluso mejorar, los niveles de calidad y productividad.

Digitalizacion y volcado a documentum

En este post se describe, a modo de ejemplo, un proyecto que Serikat ha abordado dentro de su línea de negocio de Servicios Documentales.

Como en muchos otros proyectos de Servicios Documentales, para este caso Serikat ha desarrollado una aplicación específica que le asiste a la hora de realizar el servicio como mayor eficiencia.

El objetivo de este proyecto es el de facilitar la gestión de toda la información referente a los poderes recibidos de los agentes representantes de nuestro cliente, para mejorar su consulta y localización.

Dado que el cliente en cuestión dispone entre sus sistema de información del gestor documental Documentum, es también objeto del proyecto incorporar toda la información referente a los poderes notariales recibidos de los agentes en el sistema Documentum para su explotación informática.

El alcance de este proyecto/servicio incluye las siguientes tareas y trabajos:

· Preparación de una aplicación de digitalización específicamente adaptada para la digitalización y catalogación de los poderes notariales objeto de este servicio.

· Instalación del software y de la aplicación digitalización y catalogación en los puestos de trabajo asignados a esta tarea e instalación de un scanner de producción con objeto de soportar la carga de trabajo prevista.

· Trabajos de digitalización, catalogación de los poderes, así como el control de calidad de los datos e imágenes obtenidos.

· Volcado de las imágenes y sus datos de catalogación en el sistema Documentum.


Sistema de digitalización, catalogación y validación de Poderes Notariales

Para realizar los trabajos de digitalización y catalogación de toda la documentación referente a los poderes notariales objeto de este servicio, Serikat ha desarrollado una aplicación informática específicamente diseñada para realizar trabajos de catalogación masiva y adaptada para la catalogación de los campos de información específicos de los poderes notariales.


Las principales características de este sistema son:

· La digitalización se puede realizar de forma autónoma utilizando indistintamente escáneres de sobremesa o equipos multifuncionales que tengan opción de escáner, pudiéndose así reutilizar las infraestructuras de las que dispone actualmente el cliente

· Pantalla de catalogación personalizada de los poderes notariales, presentando en pantalla de forma simultánea los campos de catalogación junto con la imagen del documento digitalizado.

Dispone de un control de páginas del documento para poder localizar los datos a catalogar.

· Para facilitar las operaciones de catalogación, se ha previsto la implementación de un OCR fulltext, página a página, de todas las páginas de cada documento, con el objetivo de mostrar simultáneamente la página digitalizada y su texto reconocido. Así se pueden realizar operaciones de selección y copia de los nombres reconocidos de los representados y pegado de los mismos sobre el campo de representado correspondiente.

· Módulo de control de calidad para comprobar la calidad de las imágenes digitalizadas y datos catalogados.

· Dispone de un módulo de validación de los Poderes digitalizados, realizando el análisis del texto reconocido mediante OCR para determinar si el poder notarial tiene un contenido válido.

· La salida de los datos catalogados se realiza en formato de texto ASCII:

· Una línea por poder digitalizado con campos deparados por un carácter especial y cuyo último campo indica el nombre del archivo digitalizado.

· Integración con el gestor documental Documentum para almacenar los Poderes digitalizados.

· El sistema genera los documentos digitalizados en dos formatos diferentes para su integración con Documentum:

· PDF Text, que es un PDF con la imagen exacta del documento más el texto extraído en el OCR y que permite a los usuarios realizar búsquedas por su contenido.

· RTF, que contiene el texto extraído en el proceso de OCR, y donde aparecen resaltadas las diferencias de texto encontradas durante la comparación con un texto patrón en el módulo de validación de los poderes descrito más arriba.

Módulos de la aplicación

Los módulos que conforman esta aplicación son:

· Módulo de Catalogación

Consistente en un interfaz preparado para realizar la catalogación masiva de los poderes, donde se muestra la imagen del documento digitalizado junto con los campos de información específicos de los poderes notariales, y que está integrado con las tablas Oracle de la aplicación de gestión del Cliente para facilitar las labores de catalogación a los operadores del sistema.


· Módulo de validación automática del contenido de texto de los poderes

Este módulo se encarga de realizar un OCR (reconocimiento óptico de caracteres) de cada documento para tratar de localizar un texto cuyo contenido es fijo, y que siempre tiene que aparecer dentro del poder, aunque no en una posición determinada.


· Módulo de volcado a Documentum

Para la integración de la aplicación de digitalización con Documentum se ha previsto el desarrollo e instalación de un “Job” de Documentum, que es controlado desde el interfaz “Documentum Administrator”.

A continuación se detalla el Módulo de Validación automática, por ser el que más interés pueda tener.

El texto fijo a localizar consiste en un bloque de texto (contienen un conjunto de párrafos) que puede comenzar en cualquier parte de cualquier página dentro del poder notarial. El bloque de texto fijo a reconocer puede tener dos variantes que sólo cambian en un párrafo, siendo ambas variantes reconocidas por este módulo de análisis del texto contenido en los poderes.

Dado que los sistemas actuales de OCR no son exactos, la aplicación permite seleccionar un índice de confianza en el reconocimiento del bloque de texto buscado que se irá ajustando, según los resultados que se obtengan, en las pruebas con los documentos originales de los poderes.

Este módulo de la aplicación de digitalización se encarga de:

· Separar los documentos en lotes diferentes de poderes válidos y poderes no válidos de forma automática en función de si se encuentra, o no, el bloque de texto buscado.

· Como el bloque de texto fijo a buscar consiste en una secuencia de párrafos determinada, comprueba la existencia de todos los párrafos del texto fijo y su correcto orden de aparición.

· Genera un archivo en formato “.rtf” donde aparecen resaltadas en un color llamativo, las palabras o trozos de texto encontradas en el documento que sean diferentes del texto fijo que se debe encontrar.

Este archivo “rtf” se genera para todos los documentos independientemente de que se hayan clasificado como válidos o inválidos en función del índice de confianza configurado en la aplicación, y es visible desde la aplicación para que los usuarios puedan determinar la validez del documento de forma manual.

· Revisión y validación manual de los poderes: Una vez realizado el análisis, se dispone de un interfaz que permite al usuario acceder a la carpeta de los poderes que han sido detectados como inválidos para la visualización simultánea del texto fijo a reconocer junto al archivo .rtf con las diferencias encontradas resaltadas.

Tratamiento documental de resoluciones judiciales

SERIKAT desarrolla una línea de negocio en torno a la prestación de servicios relacionados con la gestión documental que dedica una especial atención a los trabajos de captura de datos, digitalización de documentos y tratamiento de información. Dentro de este ámbito ha desarrollado, entre otros, el proyecto de Tratamiento Documental de Resoluciones Judiciales para el Centro de Documentación Judicial (CENDOJ).

Este proyecto se ha abordado en diferentes fases:


Fase 1

SERIKAT, como adjudicatario del concurso convocado por el Consejo General del Poder Judicial (CGPJ) en julio del año 1999, prestó un servicio de tratamiento documental de resoluciones judiciales desde dicha fecha hasta el 31 de diciembre del año 2002. Los trabajos ejecutados dentro de este marco son:

· Digitalización, reconocimiento óptico (OCR), corrección, conversión a Word, obtención del perfil (conjunto de datos) y creación de bases de datos en el gestor documental ALCHEMY de las resoluciones que el CGPJ suministraba en formato papel.

· Conversión a Word (en caso de estar originalmente en otros formatos), obtención del perfil (conjunto de datos) y creación de bases de datos en el gestor documental ALCHEMY de las resoluciones que el CGPJ suministraba en distintos formatos electrónicos.

· Reconocimiento óptico (OCR), corrección, conversión a Word, obtención del perfil (conjunto de datos) y creación de bases de datos en el gestor documental ALCHEMY de parte de las resoluciones que el CGPJ suministraba como imágenes ya digitalizadas en formato de TIFF.
Durante el tiempo que duró la prestación del servicio se procesaron la totalidad de las resoluciones generadas en dicho período por las Audiencias Provinciales, los Tribunales Superiores de Justicia de las Comunidades Autónomas, la Audiencia Nacional y el Tribunal Supremo, así como un conjunto de ellas generadas anteriormente por estos mismos tribunales. El volumen de resoluciones sobre el que se aplicó el tratamiento definido puede ser desglosado en las siguientes categorías:

· 700.000 resoluciones en papel, equivalentes a 3,5 millones de páginas y a 7 millones de KB de texto.

· 355.000 resoluciones en distintos formatos electrónicos, equivalentes a 3,55 millones de KB de texto.

· 207.000 resoluciones en imágenes TIFF, equivalentes a 2,07 millones de KB de texto.


Fase 2

En el mes de octubre del año 2002 y en el mes de octubre del año 2006, SERIKAT resultó de nuevo adjudicataria de los concursos convocados por el CGPJ para realizar nuevos tratamientos sobre las resoluciones judiciales. Las diferencias fundamentales entre el nuevo tratamiento planteado en estos concursos y el tratamiento ejecutado en la fase anterior anterior son las siguientes:

· Además de los procesos de digitalización, reconocimiento óptico y corrección, se incluye un nuevo tratamiento para conseguir, entre otros objetivos, la ocultación (sustitución por cadenas alternativas) de la información sensible de carácter personal presente en las resoluciones judiciales. Para esta tarea, SERIKAT ha desarrollado una interesante herramienta informática que asiste a los operarios durante el proceso de tratamiento de los documentos.

· El resultado del tratamiento de los documentos queda recogido en un documento XML en el que se incluyen los datos extraídos de la resolución, la información para ocultar los datos sensibles de carácter personal y el propio texto de la resolución.

· Se sustituye el sistema de gestión documental actual (ALCHEMY) por un sistema de gestión de contenidos (Hyperwave Information Server de la empresa alemana Hyperwave AG) que permitirá almacenar las resoluciones y facilitar su búsqueda, consulta y distribución a través de Internet entre los distintos agentes implicados: jueces y magistrados, editoriales jurídicas y público en general.

En la actualidad, SERIKAT continúa realizando este servicio. El tratamiento de documentos se aplica anualmente a un total de 310.000 resoluciones judiciales.

Por otra parte, todas las resoluciones procesadas con el sistema anterior se han convertido al actual sistema y se han incorporado también resoluciones de años anteriores procedentes del Tribunal Supremo.

Para la prestación de este servicio SERIKAT ha creado un sistema informático que permite al CENDOJ la gestión de las entregas de documentos originales, así como la gestión de las incidencias que se detecten en las resoluciones durante su tratamiento.

Digitalizacion Historias Clinicas

Entre otras, SERIKAT desarrolla una completa línea de negocio en torno a los servicios y soluciones de gestión documental, que abarcan los ámbitos de la captura (grabación de datos, digitalización de papel, tratamiento expedientes y de información...), el archivo electrónicos, la gestión de documentos y contenidos y la distribución electrónica de documentos e información.

La piedra angular del servicio de digitalización de historias clínicas propuesto por SERIKAT es la identificación de unos procedimientos de trabajo claros y bien definidos, cuyo objetivo último busca la calidad del servicio y por ende de los productos entregados al cliente que son las historias clínicas adecuadamente digitalizadas y catalogadas.

El proceso de digitalización de las historias clínicas en su conjunto se divide en tareas (retirada de las historias del archivo, manipulación del papel, digitalización, entrega de resultados...) que han sido especialmente pensadas y diseñadas para detectar posibles errores en cualquiera de ellas o en las predecesoras.

A este respecto merecen especial mención:

· El uso de códigos de barras para identificar a las historias clínicas de forma que en ningún momento será necesario que los operarios introduzcan datos manualmente y la historia queda perfectamente identificada en cada paso del proceso.

· Clasificación de la documentación una vez se ha digitalizado, evitando tareas manuales de ordenación de los documentos originales en papel. Que son más costosas en tiempo y más susceptibles a errores.

En segundo lugar, es importante destacar que SERIKAT basa la prestación del servicio en una aplicación informática desarrollada específicamente para adaptarse la problemática de digitalización de las historias clínicas del Cliente.
· La concepción de esta aplicación parte de experiencias anteriores de SERIKAT e incluye toda la experiencia en procesos similares acumulada por SERIKAT.
· Se encarga del gobierno del proceso y de la ejecución de las tareas de carácter automático. Este desarrollo, adaptado a las características concretas de este caso, permite obtener el máximo rendimiento de todos los procesos que componen el servicio.
· Sirve para el registro, inventario y control de calidad de todas las historias ya procesadas o que están en proceso. Proporciona la información particular de cada historia; se registra su estado y las acciones realizadas sobre la misma.

Tanto las aplicaciones informáticas empleadas como los procedimientos de trabajo implantados garantizan en todo momento el cumplimiento de la legislación actual sobre protección de datos de carácter personal (Ley Orgánica15/1999, de 13 de diciembre).

Procedimientos de trabajo

De forma breve, el procedimiento a seguir es el siguiente:
· Extracción masiva y recogida de historias clínicas
· Traslado, registro y custodia de las historias
· Creación de lotes
· Expurgo
· Adecuación y limpieza del papel
· Digitalización
· Tratamiento automático de la imagen
· Clasificación de documentos
· Entrega de resultados
· Destrucción del papel
· Atención de consultas

Digitalización de Archivos de Audio y Video

Actualmente las JJ.GG. de Álava realizan la grabación de los Plenos, Comisiones y Juntas de Portavoces celebrados en dicha institución, en formato de vídeo y audio digital sobre soporte DVD.

Desde la sala de plenos un operador controla la grabación en vídeo de todas las sesiones, cuya señal se utiliza para:

· La emisión de los plenos en tiempo real a través del sitio web de las Juntas Generales de Álava (http://www.jjggalava.es/)

· Obtención de una copia en soporte DVD como copia “maestra” de seguridad para el archivo.

· Obtención de archivos digitales en formato “Windows Media Vídeo” (“WMV”) en tiempo real, los cuáles son posteriormente utilizados, previa edición, para la publicación de las sesiones en la página web. Estos archivos son además respaldados en soporte DVD obteniéndose una segunda copia en formato “WMV”.

Después de la grabación de cada sesión (Pleno, Comisión o Junta de Portavoces), el archivo “WMV” obtenido en tiempo real se edita y procesa con el objetivo de conseguir archivos de vídeo en formato digital segmentados y catalogados en función del ponente y asunto tratado, con objeto de facilitar su integración con el Sistema de Gestión de Expedientes Parlamentarios.

Toda la información de los vídeos digitales así procesada queda accesible a usuarios y ciudadanos a través del sitio web de las Juntas Generales de Álava, donde los vídeos pueden ser consultados, bien por el Expediente Parlamentario al que pertenecen, bien por la fecha de celebración de los plenos.

Actualmente se dispone de un archivo histórico del contenido audiovisual de las sesiones parlamentarias de las JJ.GG. de Álava mantenidas en 5 legislaturas (1979 – 1999) y soportado en cintas de vídeo en formato VHS y UMATIC que no han sido convertidas a formato digital y que, dada su antigüedad, podrían sufrir deterioros con el consiguiente riesgo de pérdida de información. Dichos contenidos audiovisuales no están además disponibles on-line a través de Internet.

Como medida de seguridad urgente, para no llegar a esta situación, se pretende realizar la conversión de estas cintas a formato digital y su grabación en soporte tipo DVD para garantizar su perdurabilidad en el tiempo. Además se pretende disponer de dicha información para su difusión a través de la página web http://www.jjggalava.es/.

El objetivo del Servicio descrito en la presente Oferta de Colaboración es la conversión a formato digital de la totalidad del archivo histórico de audio y vídeo sobre soporte VHS de los Plenos, Comisiones y Juntas de Portavoces de las JJ.GG. de Álava, previo a la introducción del sistema de grabación digital actualmente operativo.

De igual forma, el Servicio persigue la generación de copias, destinadas a su publicación en Internet, de los archivos digitales maestros inicialmente obtenidos. Adicionalmente se respaldarán las copias obtenidas sobre soportes físicos digitales.

Es objeto también del servicio, el etiquetado y archivado del conjunto de soportes físicos obtenido conteniendo tanto la información digital correspondiente a las copias “maestras” como la correspondiente a las copias operativas implementadas para la publicación sus contenidos en Internet.

1.1.1. Tareas del Proyecto
Para la consecución de los productos descritos deberán llevarse a cabo las siguientes tareas:

1. Conversión de los contenidos analógicos de 331 cintas en formato VHS en contenidos digitales sobre soporte físico DVD.
2. Seguimiento visual del proceso de conversión con objeto de garantizar que la conversión se ejecuta de forma correcta.
3. Elaboración e impresión de las carátulas destinadas a los DVD’s “maestros” (tanto los procedentes de la conversión de las cintas VHS como de las cintas UMATIC).
4. Etiquetado de los DVD’s “maestros”.
5. Conversión de los contenidos digitales “maestros” de los soportes DVD (tanto los procedentes de la conversión de las cintas VHS como de las cintas UMATIC) en contenidos digitales en formato “Windows Media Vídeo” (“WMV”).
6. Edición de los contenidos en formato “WMV” para la eliminación de tiempos muertos y verificación de las copias realizadas.
7. Almacenamiento de los contenidos digitales en formato “WMV” en las ubicaciones establecidas destinadas a publicación de contenidos en Internet.
8. Obtención de soportes físicos DVD conteniendo los ficheros digitales correspondientes a las copias en formato “WMV”.
9. Elaboración e impresión de las carátulas destinadas a los soportes DVD que contienen las copias en formato “WMV”.
10. Etiquetado de los DVD’s que contienen las copias en formato “WMV”.