El Plan de Sistemas de Información

Dentro de los proyectos de consultoría tecnológica que Serikat aborda, se encuentra los Planes de Sistemas de Información.

Serikat ha realizado proyectos de esta índole en el ámbito de la administración pública.

El Plan de Sistemas de Información tiene como objetivo la obtención de un marco de referencia para el desarrollo de sistemas de información que responda a los objetivos estratégicos de la organización.

Para abordar este tipo de proyectos Serikat divide en proyecto en las siguientes tareas principales:

· Un Diagnóstico de Situación Actual.
Este Diagnóstico de Situación Actual se basa en dos estudios de ámbitos bien diferenciados:

1. De un parte, un estudio de los procesos y necesidades de información del cliente.
2. De otra parte, un estudio de la infraestructura tecnológica actual del cliente, la cual da soporte a sus sistemas de información.

· Un Diseño de Arquitectura de los Sistemas de Información.
Una vez se conocen los procesos de la organización, sus necesidades de información y se han estudiado sus infraestructuras a nivel de TICs, se está en disposición de evaluar distintas opciones tecnológicas y proponer un nuevo entorno.

· Un Plan de Proyectos e Inversiones.
Una vez se conoce el modelo de arquitectura tecnológica hacia el cual se quiere caminar, se estará en disposición de plantear una propuesta de proyectos a desarrollar en los próximos años, con objeto de alcanzar la meta propuesta.

El Plan de Proyectos e Inversiones cuenta con una propuesta de calendario para la ejecución de los proyectos identificados y catalogados según sea su prioridad, así como una estimación económica de cada uno de ellos.

Además, se propone una sistemática para mantener actualizado el Plan de Proyectos e Inversiones que permita la ejecución del mismo de acuerdo a los criterios y prioridades establecidos por el cliente

Comunidad Virtual de Empresas

Hace  unas semanas Serikat ha recibido la petición por parte de un organismo público de definir una Comunidad Virtual de Empresas para las empresas ubicadas dentro de un sector calificado como emergente.

Nuestro enfoque se ha basado en dos ideas principales:

• La Comunidad Virtual de Empresas (CVE) ha de tener un propósito definido y no ser el resultado  de un conjunto de ocurrencias, más o menos de moda.

•  El propósito elegido ha sido el siguiente: La CVE ha de servir para que las empresas participantes  puedan cumplir con algunos de los objetivos de negocio que tengan marcados para el medio plazo.

Internet refleja muchos de los aspectos de la sociedad en la que vivimos. De todos ellos nos quedamos con el de Mercado. Internet es un Mercado y tendremos que preguntarnos:

•  ¿Tenemos presencia en ese mercado?
•  ¿Nos estamos perdiendo algo?
•  ¿En qué forma me puede ayudar tener presencia y actividad en ese mercado?
•  ¿Qué  puede hacer Internet por mi negocio?
•  ¿Cómo puedo integrar Internet en mi estrategia de negocio?. ¿Puede ayudarme a cumplir con alguno de mis objetivos de negocio?.

Desde el punto de vista de Mercado, en Internet podremos:

•  Comprar
•  Vender
•  Hacer contactos comerciales: Localizar clientes, proveedores, colaboradores, canales de distribución,…
•  Localizar oportunidades de negocio.
•  Lanzar campañas de promoción
•  Lanzar programas de fidelización

En lo sustancial nada diferente a lo que se pueda hacer en el mercado del mundo real. Además, cada vez más, muchas decisiones de compra y oportunidades de negocio comienzan en el mundo electrónico  y finalizan en el mundo real.

Estrategia en Internet

Toda empresa tiene unos objetivos marcados para su negocio.  Y para conseguir esos objetivos ha de definir un plan de acción. La cuestión es ¿Dónde desplegamos ese plan de acción?

Si además de desplegar un plan de acción en el mundo real, concibo y despliego un plan de acción en el mundo virtual (Internet), habré definido una Estrategia Internet para esa empresa.

Puedo actuar de la misma forma con un sector de empresas. Este es el punto de partida que nos ayudará a definir una estrategia del sector en Internet e implementarla dentro de la CVE.

Consultoría TIC en entornos portuarios

Serikat ha desarrollado proyectos de consultoría en el entorno portuario. Concretamente su oferta se centra en la definición integral de la Plataforma de Servicios Digitales del Puerto en cuestión, y de su comunidad de usuarios (empresas consignatarias, estibadoras, transitarias, autoridad portuaria, capitanía marítima, agencia tributaria, …)

Planteamiento del Estudio

El estudio da respuesta a las dos componentes en las que se estructura la consultoría: la Componente de Servicios y la Componente Técnológica.

· Modelo de Servicios, se define a partir de un análisis de la situación que permite realizar un diagnóstico de la situación tecnológica y de las necesidades de información de la Comunidad Portuaria, así como una definición de la Cadena de Actividad y de los flujos de información derivados de las relaciones entre los distintos agentes. Es objetivo de esta área la identificación de los servicios a desarrollar e implantar. El objeto es determinar un modelo de Servicios que contribuya a reforzar el concepto de comunidad portuaria, esta vez a través de la confección de una autentica Comunidad Virtual.

· Modelo Tecnológico, el cual recoge la definición de la solución técnica, detallando el proyecto desde el punto de vista de las Tecnologías de Información y Comunicaciones, y aportando, así mismo, soluciones a los problemas de integración y de seguridad derivados de la convergencia de múltiples plataformas tecnológicas. Es objeto de este apartado la definición de un plan de actuación técnico y económico, donde en forma de proyectos y subproyectos se especifican las acciones a realizar para el diseño, el desarrollo y la implantación de los sistemas de Información asociados. Dicho plan se completa con la realización de los pliegos técnicos de los diferentes proyectos y subproyectos.

Consultoría Portal Web

Dentro de la línea de consultoría Serikat aborda, entre otros, "Planes Directores de Portales Web"

Los objetivos principales de este tipo de proyecto son:

· Determinar la información que cada uno de los departamentos del cliente desea publicar a través del Portal Web.

· Determinar los servicios que se desean ofrecer a las diferentes audiencias del Portal.

· Determinar las necesidades del Portal Web para el cumplimiento con la legislación de la e-administración, en el caso de que el cliente sea una administración pública.

· Definir la Arquitectura de información, servicios y tecnológica del Portal Web.

· Determinar un Plan de Acción consensuado con el cliente para realizar el rediseño del Portal Web A grandes rasgos, el método a emplear para llevar a cabo un proyecto de estas características, se estructura en las siguientes Fases:


Fase 1
Preparación del Proyecto

Los objetivos principales de esta fase son:

· Establecer los objetivos de detalle del Proyecto.

· Concretar la planificación de actividades necesarias para su realización.

· Identificar y organizar los distintos grupos y personas que intervendrán en el desarrollo del Proyecto y determinar las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos.

· Asegurar la colaboración de las personas concretas de la organización cuya participación sea clave.

· Diseñar y consensuar el calendario de entrevistas a realizar.


Fase 2
Situación Actual e Identificación de las Requisitos del Portal Web

Los objetivos principales de esta fase son:

· Identificar los objetivos, las políticas, las estrategias y los planes previstos, tanto del cliente en general, como de la Función Informática en particular que puedan afectar al Portal Web.

· Conocer los procesos: Recoger y analizar toda la información necesaria para obtener una imagen de la situación actual.

· Identificar los requisitos de información y servicios que debe satisfacer el Portal Web, considerando las actuaciones de carácter estratégico contempladas por el cliente.

· Identificar otros requisitos, como pueden ser:

· Cumplimiento de la legislación de la e-administración.

· Accesibilidad de los contenidos en Portal Web.

· Posicionamiento del Portal Web en Internet.


· Identificar las prioridades en información y servicios a ofrecer desde el Portal Web.


Fase 3
Definición de la Arquitectura Información y Servicios del Portal Web

Los objetivos principales de esta fase son:

· Definir la Arquitectura del Portal Web (funciones, necesidades cubiertas, modelo entidades y relaciones, interrelaciones con otros sistemas), y proponer soluciones tecnológicas a las necesidades detectadas. Para conseguir este objetivo se toma como base la Identificación de Requisitos establecidos en la fase anterior.


Fase 4
Definición de la Plataforma Tecnológica

Los objetivos principales de esta fase son:

· Identificar las tendencias en cuanto a tecnología informática se refiere con objeto de conocer las líneas de evolución tecnológica en lo relacionado con soluciones para la gestión de Portales Web.

· Establecer las estrategias del cliente en relación a la Plataforma Tecnológica, como marco de evolución de la misma.

· Obtener el diseño general de la Plataforma Tecnológica que soporte la plataforma de gestión del Portal Web.


Fase 5
Elaboración del Plan de Acción

Los objetivos principales de esta fase son:

· Transformar los objetivos y planteamientos identificados en las Fases precedentes del proyecto en un conjunto de proyectos, que deben realizarse durante un período determinado, estableciendo los calendarios correspondientes.

· Priorizar los proyectos en el tiempo.

· Evaluar y planificar las partidas de gastos e inversiones asociadas.

· Proponer los organismos de Control y Supervisión.

Modelizacion de procedimientos administrativos

Dentro de sus actividades en el ámbito de la consultoría y la eAdministración, SERIKAT aborda proyectos de modelización y mecanización de procedimientos administrativos.

En este post se exponen las fases a emplear para llevar a cabo un proyecto de estas características, así como los objetivos de cada una de esas fases.


Fase 1. Organización del Proyecto

Los objetivos a cumplir con el plan de proyecto son los siguientes:

· Detallar los objetivos del Proyecto, así como los condicionantes básicos que le afectan.
· Asegurar la colaboración de las personas concretas en el cliente cuya participación sea clave
· Identificar y organizar los distintos grupos y personas que intervendrán en el desarrollo del proyecto, determinando las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos.
· Recoger todos los documentos e informaciones necesarias para el comienzo del trabajo.
· Planificar en detalle las actividades definidas, especialmente las entrevistas a realizar.


Fase 2. Definición de la Versión de Gestión de los Procedimientos
Objetivos

El objetivo principal de esta fase es elaborar el mapa de procesos con la versión de gestión de cada uno de los procedimientos, donde se defina por cada procedimiento toda la información necesaria para completar el catalogo de procedimientos del cliente.


Fase 3. Diseño de la Versión Técnica de los Procedimiento

El principal objetivo de esta fase es la elaboración del Manual Técnico de los procedimientos. Esta visión del procedimiento es una versión cuyo objetivo es facilitar la implantación de los procedimientos en una herramienta de gestión de expedientes y estará dirigida al personal responsable de materializar dicha implantación.


Fase 4. Contraste del Modelo integrado

El objetivo de esta fase es validar la coherencia de la definición con el modelo integrado y verificar la reutilización de componentes definidos.


Fase 5. Definición Módulo Informacional Soporte a la Decisión

El objetivo de esta fase es definir el modelo informacional de soporte a la decisión dirigido a los diferentes ámbitos de gestión del cliente.


Elaboración del Plan de Acción

Como complemento a estos trabajos, SERIKAT propone elaborar un Plan de Acción para la mecanización de los procedimientos analizados, realizando una estimación en:

· Plazos
· Requisitos
· Valoración económica

Análisis Documental

El objetivo del análisis documental es el de definir el “Modelo de Gestión Documental Corporativo del Cliente”, el cual podría ser implantado a través de su Intranet con una herramienta como Microsoft SharePoint.

El objetivo principal del estudio documental será la creación del catálogo de tipos documentales del cliente, identificando las necesidades de indexación (propiedades de los documentos) de los diferentes tipos documentales, así como los criterios de conservación de cada tipo dentro del sistema SharePoint.

El ámbito del análisis de documentos se realizará a nivel corporativo incluyendo en el estudio los todos los documentos del cliente, que comprenderá tanto los documentos que están involucrados en los procesos de negocio, como el resto de la documentación que se produce internamente o se recibe en el cliente desde fuentes externas.


Descripción del estudio documental

En el esquema a continuación se detallan las etapas propias de la Metodología de Proyectos de Soluciones Documentales que comprendería la ejecución de los siguientes trabajos: Definición, Desarrollo e Implantación de la solución.


En la práctica el Análisis Documental consiste en la tarea de determinar y examinar el conjunto de documentos que están involucrados en los diferentes procesos de negocio de una organización.
Un documento podría adquirir diferentes formas; podría ser un complejo manual técnico que se envía a un cliente, una página en la web, que debe ser actualizada bajo determinados criterios en diferentes intervalos de tiempo, o un simple mensaje de correo electrónico de comunicación interna.

Los procesos de negocio donde están involucrados los documentos también pueden adquirir ámbitos diferentes: departamental, corporativo, etc. También es necesario valorar si el objetivo del Análisis Documental será realizado para lograr mejoras en un determinado proceso, o bien como una fase dentro de un proyecto más ambicioso de integración global de Gestión Documental en una empresa.


Preparación

Durante la fase de preparación del análisis se hará la planificación del proyecto y un catálogo de requisitos del sistema de gestión documental, especificaciones funcionales, estudio de flujos documentales y casos de uso del proceso bajo estudio y los documentos a los que afecta.
Una vez se haya entendido globalmente el contexto podremos establecer los límites precisos del proyecto y, por tanto, del Análisis Documental. La definición del ámbito del Análisis Documental debe ser un compromiso acordado por todos los participantes del Proyecto de Gestión Documental para que éste termine con éxito.

Siempre es aconsejable partir los proyectos complejos en subproyectos complementarios más pequeños, con objetivos alcanzables en cortos plazos de tiempo que nos vayan permitiendo medir los beneficios obtenidos.

Se han de considerar en esta fase los siguientes aspectos:

· Normalización de los documentos: Estilos, logos, formatos, imágen corporativa.
· Estandarización de la solución: MoReq, Isad(G), PDF/A.
· Legislación aplicable: LOPD, firma digital, facturación telemática, digitalización certificada.
· Politicas de conservación y expurgo de la documentación.
· Proceso de digitalización de doumentos.
· Requisitos de integración con otros sistemas de gestión: ERP, CRM, Correo, etc.


Análisis Documental

Una vez establecidos y acordados los límites del proyecto, se comenzará con las tareas propias del Análisis Documental, que pueden agruparse en las siguientes actividades:

· Toma de Datos
· Análisis
· Presentación de Resultados


Toma de Datos

Es una de las actividades más importantes dentro del análisis. La información omitida en esta tarea podría afectar negativamente al conjunto del proyecto, ya que habrá que incorporarla más tarde y podría afectar en cambios de diseño de la solución y, por consiguiente, en desviaciones temporales en la consecución del proyecto. O lo que es peor, podrían no alcanzarse las expectativas de funcionalidad previstas para el proyecto.

La toma de datos consiste en recoger la información más importante sobre diferentes aspectos de los procesos y los documentos involucrados:

· Establecer el inventario de documentos afectados por el proceso de negocio tratado y su clasificación por tipos.
· Obtener las propiedades que caracterizan a cada documento: modelo de datos.
· Volúmenes de procesos y documentos por cada tipo.
· Ciclo de vida de los tipos documentales: creación, almacenamiento, acceso, distribución o publicación, retiro y/o destrucción. Durante el estudio del ciclo de vida de los documentos se detectarán nuevas propiedades que habrá que añadir al modelo de datos.
· Inventario de usuarios involucrados de alguna manera en el tratamiento del tipo documental y sus permisos de acceso: lectura, escritura, borrado, etc.Detalles del flujo de los documentos a lo largo del proceso de negocio.

Análisis

La fase de análisis consiste en:
· Creación del inventario clasificado de tipos documentos: taxonomía.
· Determinar la estructura y contexto de cada clase o tipo documental: Definir el modelo de datos.
· Identificar estructuras de datos comunes que pueden compartirse entre los tipos: determinación de subtipos documentales.
· Determinar la estructura jerárquica de almacenamiento: bibliotecas, carpetas y subcarpetas.
· Definir los procesos documentales, identificando mejoras posibles: Ciclo de vida y workflows.
· Clasificación de los usuarios en grupos y definición de sus roles dentro del sistema y sus permisos de acceso a los documentos.
· Examinar el impacto que supondrá en los usuarios la adopción del nuevo tratamiento o proceso.
· Estudiar las necesidades de auditoría de los documentos: seguimiento y monitorización.
· Estudio de los requerimientos técnicos del sistema en función del volumen de usuarios que tendrán que utilizar el sistema.
· Necesidades de consulta de la documentación.Determinación de los requerimientos de almacenamiento en función del volumen de documentos y su ciclo de vida dentro del sistema. (dimensionamiento hardware del sistema)

Presentación de Resultados

Los resultados obtenidos en el Análisis Documental tendrán impacto tanto en los entregables asociados a la fase de Consultoría, como en los entregables asociados a la fase de Análisis Funcional y Diseño Técnico del Sistema.

· Diseño de la solución mediante diagrama de contexto (ó DFD: Diagrama de Flujo de Datos), diagrama de arquitectura y diagrama de despliegue de los componentes involucrados en la solución, incluyendo los sistemas externos a la solución de gestión documental que tengar que ser integrados con ella.

· El diseño de la solución se hará acompañar del catálogo de requisitos técnicos del sistema que posibiliten su implantación: dimensión del sistema.

· Modelo de datos: definición de tipos y subtipos documentales, así como otras estructuras de datos externos al sistema de gestión documental que pudieran estar relacionadas.

· Estructura jerárquica de almacenamiento de los documentos: bibliotecas, carpetas, subcarpetas,…

· Política de acceso y seguridad: identificando los usuarios, grupos y sus funciones o roles, así como sus derechos de acceso a la información.

· Modelo de procesos: con el diseño de ciclos de vida y worflows, identificando en cada momento del proceso:
· Qué estados van a tomar los documentos
· Usuarios responsables de ejecución de tareas dentro del proceso y/o en los documentos.
· La información que debe ser registrada y/o monitorizada (auditoría y seguimiento)
· Definición y diseño de interfaces de acceso y consulta del sistema.
· Definición y diseño de Integraciónes con otros sistemas relacionados.
· Estudio de impacto de la implantación de la solución: riesgos, beneficios y gestión del cambio.