Servicio de Edición de Publicaciones Electrónicas

Las publicaciones en el mundo actual
Es un hecho que las nuevas tecnologías han supuesto la reinvención del mundo editorial, cambiando tanto la forma de generación y difusión de las publicaciones como los medios a través de los que el público de hoy en día las consume.

El soporte impreso en papel está cayendo en desuso en favor de las publicaciones en formatos electrónicos, mucho más funcionales e interactivas, y a las que los lectores pueden acceder con facilidad a través de Internet utilizando la amplia variedad de dispositivos móviles actuales.

La solución de Serikat
Serikat propone una solución alineada con la tecnología actual, que aporta ventajas significativas, ya no sólo en los procesos de edición, diseño y maquetación de publicaciones, sino también a la hora de generar cualquier formato electrónico de difusión, facilitando la evolución hacia nuevos formatos o  nuevos dispositivos móviles que pudieran aparecer en el futuro.

Diseña un flujo de trabajo completo y bien definido de todas las tareas comprendidas en el proceso  editorial de creación y difusión de publicaciones electrónicas, que va desde su edición hasta su generación en cualquier formato electrónico actual, automatizando al máximo cualquiera de ellas y minimizando errores humanos.

Ventajas
Moderno y funcional: Las publicaciones electrónicas pueden tener contenidos más ricos (vídeo, audio) e interactivos (enlaces, marcadores, notas), además de facilitar a los usuarios la localización de información por medios electrónicos.

Serikat prorroga su colaboración con el CGPJ

Un servicio de tratamiento, gestión documental y difusión de la jurisprudencia iniciado en 1999 que se prorroga ahora hasta octubre de 2014.

Serikat, compañía de tecnologías de la información, ha prorrogado por dos años el contrato que mantiene con el Consejo General del Poder Judicial (CGPJ) para llevar a cabo un servicio global de tratamiento, gestión documental y difusión de la jurisprudencia de este organismo.

Hasta el momento, Serikat ha tratado más de 5.000.000 resoluciones judiciales, con una media de unas 400.000 resoluciones al año de todo tipo de Tribunales y Juzgados, desde el Tribunal Supremo, Tribunales Superiores de Justicia, Audiencia Nacional, Audiencias Provinciales, Juzgados (Primera Instancia, Instrucción, Mercantil, Contencioso,...) 

En este nuevo periodo de dos años de colaboración con el CGPJ, la compañía tiene previsto alcanzar 6 millones de resoluciones tratadas y puestas a disposición de un fondo documental digital estructurado para su uso y consulta por parte los jueces y magistrados, empresas públicas y privadas y ciudadanía en general, siendo el grado de acceso a la información particularizada para cada caso.

Los servicios que llevará a cabo Serikat incluyen la homogeneización de las resoluciones judiciales procedentes de múltiples formatos en un único formato estructurado e identificando y marcando cada uno de los apartados de las resoluciones; la digitalización de los documentos en formato libro o papel; la catalogación; la anonimización de las referencias a datos personales; la clasificación por temáticas y por último,  la publicación mediante la generación de un fichero estructurado por cada resolución judicial para su incorporación al fondo documental Asimismo, permite realizar informes de todo tipo y seguimiento de los servicios al máximo nivel de detalle.

Sobre Serikat
Serikat es una compañía enmarcada en el sector de las Tecnologías de la Información cuya oferta abarca una amplia gama de servicios de valor añadido avalados por los éxitos cosechados en más de dos décadas de trayectoria empresarial, lo que la sitúa como uno de los referentes del sector. Fundada en el año 1991, Serikat cuenta con centros de trabajo en Barcelona, Bilbao, Madrid, San Sebastián, Vitoria y Zaragoza. Con una plantilla de 400 profesionales y una cifra de negocio en torno a 18 millones de euros, Serikat pertenece al Grupo Erhardt formado por más de 35 empresas y con una facturación consolidada superior a 170 millones de euros. Grupo Erhardt celebra este año su 130º aniversario.

Sobre el CGPJ
El Consejo General del Poder Judicial es un órgano constitucional, colegiado, autónomo, integrado por jueces y otros juristas, que ejerce funciones de gobierno del Poder Judicial con la finalidad de garantizar la independencia de los jueces en el ejercicio de la función judicial frente a todos. La función principal del Consejo es la gestión de la administración de Justicia junto con la salvaguarda o la garantía de la independencia de los Jueces y Tribunales, cuando ejercen su función judicial, respecto al resto de poderes del Estado y frente a todos, incluso respecto a los demás órganos judiciales y los del propio gobierno del Poder Judicial. Las obligaciones del Consejo se extienden a las cuestiones que afectan al gobierno y administración interna del tercer poder del Estado: el nombramiento y ascenso de Jueces y Magistrados, junto a las situaciones administrativas, licencias, permisos, prohibiciones e incompatibilidades; la inspección de Juzgados y Tribunales, y el régimen disciplinario judicial. A estas competencias se añade, de un lado, la relativa a la selección y formación de los jueces, asumidas en el año 1994, y, de otro lado, la mejora de la calidad de la Justicia, en cuanto presupuesto del derecho fundamental a la tutela judicial efectiva.

Dentro de los órganos técnicos del Consejo General del Poder Judicial, se encuentra el Centro de Documentación Judicial (CENDOJ), con sede en San Sebastián. Sus principales funciones son la recogida, análisis, tratamiento y difusión de la información jurídica procedente del Consejo General del Poder Judicial, de los Juzgados y Tribunales y de otras entidades públicas o privadas.

Asimismo, el Centro de Documentación tendrá a su cargo la creación y mantenimiento de un servicio central de jurisprudencia.

La prórroga del contrato evidencia la conformidad del Centro de Documentación Judicial con el trabajo realizado por nuestra empresa, tal y como ha manifestado su Director Iñaki Vicuña, señalando que la colaboración con Serikat está siendo muy satisfactoria.

Serikat ha desarrollado un innovador software que permite mejorar el almacenamiento de los archivos

Serikat ha decidido aportar una solución a la gestión documental de las empresas al comercializar un innovador software que permite mejorar el almacenamiento de los archivos y reduce hasta en un 35% los costes operativos de estas tareas administrativas.

Fuente de la noticia:
http://www.elmundo.es/elmundo/2010/09/06/paisvasco/1283759094.html

Conector CMIS para Alfresco

Dentro de nuestros proyecto de gestión documental, estamos abordando la creación de un Framework de Servicios documentales basados en CMIS

CMIS es una especificación para mejorar la interoperabilidad entre sistemas ECM que está siendo adoptado por diversos fabrincantes entre los que se encuentran - según wikipedia - Liferay , Alfresco , Day Software , EMC , FatWire , IBM , Microsoft , Open Text , Oracle y SAP.

Nuestro proyecto incluye la creación de un framework de servicios documentales, basados en la especificación CMIS, que permita a otras aplicaciones abstraerse del gestor documental que esté por debajo. En el proyecto sobre el que estamos trabajado el ECM en cuestión es Alfresco.

El proyecto CMIS está aún verde, y hemos comenzado creando unas funciones sencillas para la gestión de carpetas, gestión de documentos y actualización de metadatos:

· CrearCarpeta
· BorrarCarpeta
· CrearPathCompleto· Subirdocumento
· BorrarDocumento
· BajarDocumento
· ActualizarContenidoFichero
· ActualizarMetadatos

Digitalizacion de Facturas

Serikat ha abordado un proyecto de digitalización de facturas de proveedor para un grupo empresarial del ámbito de la logística. La captura de las facturas de proveedor se complementa con la implementación del flujo de aprobación de dichas facturas.

Para el desarrollo del proyecto se han utilizado las siguientes herramientas:

• Captura: Kofax que comprende desde el momento en que se digitalizan las facturas hasta el momento en que se transfieren junto a sus datos al gestor documental.

• Gestión Documental: Content Manager que comprende desde el momento en que se cargan las imágenes con sus datos básicos para su validación, asignación de analíticos conceptos hasta el momento que se generan los ficheros de texto para su contabilización automática en el ERP. Durante este proceso las facturas pasarán por un flujo de aprobación y asignación de analíticos y conceptos.

El proyecto consta de dos partes principales:

• Captura de las Facturas

En la fase de Captura existen los siguientes procesos:

-Preparación de los Documentos en el Centro de Digitalización
-Escaneo de Documentos en el Centro de Digitalización
-Envío Automático de las Imágenes al Servidor de KOFAX
-Reconocimiento y Limpieza de Imágenes en el Servidor de KOFAX
-Archivado de Imágenes y Exportación a Content Manager

• Flujo de Aprobación de Facturas

En la fase de Aprobación existen los siguientes procesos:

-Proceso de Control de errores
-Proceso de Asignación de Analíticos y Conceptos
-Proceso de Vto. Bº Responsable
-Proceso de Vto. Bº Contable
-Proceso de Exportación de Datos a Contabilidad

Solución de Digitalización Certificada

La solución IMG proporciona una gestión unificada de todos los registros documentales de la compañía, con independencia de los soportes y formatos en que estos se encuentren, integrando de una forma eficiente y efectiva los procesos de captura, seguridad, certificación, almacenamiento y distribución de la información.

Digitalización Certificada

IMG es una solución homologada por la Agencia Tributaria de acuerdo con lo dispuesto en la Orden EHA/962/2007 como software homologado para la digitalización certificada, lo que aporta las siguientes ventajas:

• Otorga validez tributaria a las imágenes de las facturas y documentos sustitutivos.
• Permite destruir los documentos originales en papel.
• Compatible con la e-factura.
• Permite la utilización de soporte electrónicos con total garantía tributaria.

Esto lo convierte en el aliado perfecto para cualquier solución de gestión electrónica de facturas de proveedor. Diseñado con un enfoque de producto abierto e integrable, IMG por si mismo puede dar respuesta a las necesidades de digitalización de facturas de proveedor en organizaciones de tamaño pequeño o mediano.

En combinación con otros productos de reconocimiento inteligente de facturas y control de flujo de trabajo, la cobertura se extiende a las grandes organizaciones.

Generador de Documentos Normalizados

SERIKAT ha desarrollado una aplicación de propósito más general, partiendo de un proyecto particular que tenía por objeto desarrollar una infraestructura para enlazar la Gestión de Expedientes de uno de sus clientes, con Microsoft Word.

Se trata de un Generador de Documentos Normalizados.

El resultado final es una aplicación que permite generar documentos Word u Open Office, partiendo de diferentes fuentes de datos, reglas y plantillas diseñadas en Word o en Open Office

La solución está basada en software libre, es multiplataforma, se integra en un sólo día y los documentos a generar se diseñan en aplicaciones bien conocidas por los usuarios como es el caso de Word u Open Office, evitando así una formación costosa.

Generador de Documentos Normalizados

View more presentations from Serikat.

Digitalizacion y volcado a documentum

En este post se describe, a modo de ejemplo, un proyecto que Serikat ha abordado dentro de su línea de negocio de Servicios Documentales.

Como en muchos otros proyectos de Servicios Documentales, para este caso Serikat ha desarrollado una aplicación específica que le asiste a la hora de realizar el servicio como mayor eficiencia.

El objetivo de este proyecto es el de facilitar la gestión de toda la información referente a los poderes recibidos de los agentes representantes de nuestro cliente, para mejorar su consulta y localización.

Dado que el cliente en cuestión dispone entre sus sistema de información del gestor documental Documentum, es también objeto del proyecto incorporar toda la información referente a los poderes notariales recibidos de los agentes en el sistema Documentum para su explotación informática.

El alcance de este proyecto/servicio incluye las siguientes tareas y trabajos:

· Preparación de una aplicación de digitalización específicamente adaptada para la digitalización y catalogación de los poderes notariales objeto de este servicio.

· Instalación del software y de la aplicación digitalización y catalogación en los puestos de trabajo asignados a esta tarea e instalación de un scanner de producción con objeto de soportar la carga de trabajo prevista.

· Trabajos de digitalización, catalogación de los poderes, así como el control de calidad de los datos e imágenes obtenidos.

· Volcado de las imágenes y sus datos de catalogación en el sistema Documentum.


Sistema de digitalización, catalogación y validación de Poderes Notariales

Para realizar los trabajos de digitalización y catalogación de toda la documentación referente a los poderes notariales objeto de este servicio, Serikat ha desarrollado una aplicación informática específicamente diseñada para realizar trabajos de catalogación masiva y adaptada para la catalogación de los campos de información específicos de los poderes notariales.


Las principales características de este sistema son:

· La digitalización se puede realizar de forma autónoma utilizando indistintamente escáneres de sobremesa o equipos multifuncionales que tengan opción de escáner, pudiéndose así reutilizar las infraestructuras de las que dispone actualmente el cliente

· Pantalla de catalogación personalizada de los poderes notariales, presentando en pantalla de forma simultánea los campos de catalogación junto con la imagen del documento digitalizado.

Dispone de un control de páginas del documento para poder localizar los datos a catalogar.

· Para facilitar las operaciones de catalogación, se ha previsto la implementación de un OCR fulltext, página a página, de todas las páginas de cada documento, con el objetivo de mostrar simultáneamente la página digitalizada y su texto reconocido. Así se pueden realizar operaciones de selección y copia de los nombres reconocidos de los representados y pegado de los mismos sobre el campo de representado correspondiente.

· Módulo de control de calidad para comprobar la calidad de las imágenes digitalizadas y datos catalogados.

· Dispone de un módulo de validación de los Poderes digitalizados, realizando el análisis del texto reconocido mediante OCR para determinar si el poder notarial tiene un contenido válido.

· La salida de los datos catalogados se realiza en formato de texto ASCII:

· Una línea por poder digitalizado con campos deparados por un carácter especial y cuyo último campo indica el nombre del archivo digitalizado.

· Integración con el gestor documental Documentum para almacenar los Poderes digitalizados.

· El sistema genera los documentos digitalizados en dos formatos diferentes para su integración con Documentum:

· PDF Text, que es un PDF con la imagen exacta del documento más el texto extraído en el OCR y que permite a los usuarios realizar búsquedas por su contenido.

· RTF, que contiene el texto extraído en el proceso de OCR, y donde aparecen resaltadas las diferencias de texto encontradas durante la comparación con un texto patrón en el módulo de validación de los poderes descrito más arriba.

Módulos de la aplicación

Los módulos que conforman esta aplicación son:

· Módulo de Catalogación

Consistente en un interfaz preparado para realizar la catalogación masiva de los poderes, donde se muestra la imagen del documento digitalizado junto con los campos de información específicos de los poderes notariales, y que está integrado con las tablas Oracle de la aplicación de gestión del Cliente para facilitar las labores de catalogación a los operadores del sistema.


· Módulo de validación automática del contenido de texto de los poderes

Este módulo se encarga de realizar un OCR (reconocimiento óptico de caracteres) de cada documento para tratar de localizar un texto cuyo contenido es fijo, y que siempre tiene que aparecer dentro del poder, aunque no en una posición determinada.


· Módulo de volcado a Documentum

Para la integración de la aplicación de digitalización con Documentum se ha previsto el desarrollo e instalación de un “Job” de Documentum, que es controlado desde el interfaz “Documentum Administrator”.

A continuación se detalla el Módulo de Validación automática, por ser el que más interés pueda tener.

El texto fijo a localizar consiste en un bloque de texto (contienen un conjunto de párrafos) que puede comenzar en cualquier parte de cualquier página dentro del poder notarial. El bloque de texto fijo a reconocer puede tener dos variantes que sólo cambian en un párrafo, siendo ambas variantes reconocidas por este módulo de análisis del texto contenido en los poderes.

Dado que los sistemas actuales de OCR no son exactos, la aplicación permite seleccionar un índice de confianza en el reconocimiento del bloque de texto buscado que se irá ajustando, según los resultados que se obtengan, en las pruebas con los documentos originales de los poderes.

Este módulo de la aplicación de digitalización se encarga de:

· Separar los documentos en lotes diferentes de poderes válidos y poderes no válidos de forma automática en función de si se encuentra, o no, el bloque de texto buscado.

· Como el bloque de texto fijo a buscar consiste en una secuencia de párrafos determinada, comprueba la existencia de todos los párrafos del texto fijo y su correcto orden de aparición.

· Genera un archivo en formato “.rtf” donde aparecen resaltadas en un color llamativo, las palabras o trozos de texto encontradas en el documento que sean diferentes del texto fijo que se debe encontrar.

Este archivo “rtf” se genera para todos los documentos independientemente de que se hayan clasificado como válidos o inválidos en función del índice de confianza configurado en la aplicación, y es visible desde la aplicación para que los usuarios puedan determinar la validez del documento de forma manual.

· Revisión y validación manual de los poderes: Una vez realizado el análisis, se dispone de un interfaz que permite al usuario acceder a la carpeta de los poderes que han sido detectados como inválidos para la visualización simultánea del texto fijo a reconocer junto al archivo .rtf con las diferencias encontradas resaltadas.

Análisis Documental

El objetivo del análisis documental es el de definir el “Modelo de Gestión Documental Corporativo del Cliente”, el cual podría ser implantado a través de su Intranet con una herramienta como Microsoft SharePoint.

El objetivo principal del estudio documental será la creación del catálogo de tipos documentales del cliente, identificando las necesidades de indexación (propiedades de los documentos) de los diferentes tipos documentales, así como los criterios de conservación de cada tipo dentro del sistema SharePoint.

El ámbito del análisis de documentos se realizará a nivel corporativo incluyendo en el estudio los todos los documentos del cliente, que comprenderá tanto los documentos que están involucrados en los procesos de negocio, como el resto de la documentación que se produce internamente o se recibe en el cliente desde fuentes externas.


Descripción del estudio documental

En el esquema a continuación se detallan las etapas propias de la Metodología de Proyectos de Soluciones Documentales que comprendería la ejecución de los siguientes trabajos: Definición, Desarrollo e Implantación de la solución.


En la práctica el Análisis Documental consiste en la tarea de determinar y examinar el conjunto de documentos que están involucrados en los diferentes procesos de negocio de una organización.
Un documento podría adquirir diferentes formas; podría ser un complejo manual técnico que se envía a un cliente, una página en la web, que debe ser actualizada bajo determinados criterios en diferentes intervalos de tiempo, o un simple mensaje de correo electrónico de comunicación interna.

Los procesos de negocio donde están involucrados los documentos también pueden adquirir ámbitos diferentes: departamental, corporativo, etc. También es necesario valorar si el objetivo del Análisis Documental será realizado para lograr mejoras en un determinado proceso, o bien como una fase dentro de un proyecto más ambicioso de integración global de Gestión Documental en una empresa.


Preparación

Durante la fase de preparación del análisis se hará la planificación del proyecto y un catálogo de requisitos del sistema de gestión documental, especificaciones funcionales, estudio de flujos documentales y casos de uso del proceso bajo estudio y los documentos a los que afecta.
Una vez se haya entendido globalmente el contexto podremos establecer los límites precisos del proyecto y, por tanto, del Análisis Documental. La definición del ámbito del Análisis Documental debe ser un compromiso acordado por todos los participantes del Proyecto de Gestión Documental para que éste termine con éxito.

Siempre es aconsejable partir los proyectos complejos en subproyectos complementarios más pequeños, con objetivos alcanzables en cortos plazos de tiempo que nos vayan permitiendo medir los beneficios obtenidos.

Se han de considerar en esta fase los siguientes aspectos:

· Normalización de los documentos: Estilos, logos, formatos, imágen corporativa.
· Estandarización de la solución: MoReq, Isad(G), PDF/A.
· Legislación aplicable: LOPD, firma digital, facturación telemática, digitalización certificada.
· Politicas de conservación y expurgo de la documentación.
· Proceso de digitalización de doumentos.
· Requisitos de integración con otros sistemas de gestión: ERP, CRM, Correo, etc.


Análisis Documental

Una vez establecidos y acordados los límites del proyecto, se comenzará con las tareas propias del Análisis Documental, que pueden agruparse en las siguientes actividades:

· Toma de Datos
· Análisis
· Presentación de Resultados


Toma de Datos

Es una de las actividades más importantes dentro del análisis. La información omitida en esta tarea podría afectar negativamente al conjunto del proyecto, ya que habrá que incorporarla más tarde y podría afectar en cambios de diseño de la solución y, por consiguiente, en desviaciones temporales en la consecución del proyecto. O lo que es peor, podrían no alcanzarse las expectativas de funcionalidad previstas para el proyecto.

La toma de datos consiste en recoger la información más importante sobre diferentes aspectos de los procesos y los documentos involucrados:

· Establecer el inventario de documentos afectados por el proceso de negocio tratado y su clasificación por tipos.
· Obtener las propiedades que caracterizan a cada documento: modelo de datos.
· Volúmenes de procesos y documentos por cada tipo.
· Ciclo de vida de los tipos documentales: creación, almacenamiento, acceso, distribución o publicación, retiro y/o destrucción. Durante el estudio del ciclo de vida de los documentos se detectarán nuevas propiedades que habrá que añadir al modelo de datos.
· Inventario de usuarios involucrados de alguna manera en el tratamiento del tipo documental y sus permisos de acceso: lectura, escritura, borrado, etc.Detalles del flujo de los documentos a lo largo del proceso de negocio.

Análisis

La fase de análisis consiste en:
· Creación del inventario clasificado de tipos documentos: taxonomía.
· Determinar la estructura y contexto de cada clase o tipo documental: Definir el modelo de datos.
· Identificar estructuras de datos comunes que pueden compartirse entre los tipos: determinación de subtipos documentales.
· Determinar la estructura jerárquica de almacenamiento: bibliotecas, carpetas y subcarpetas.
· Definir los procesos documentales, identificando mejoras posibles: Ciclo de vida y workflows.
· Clasificación de los usuarios en grupos y definición de sus roles dentro del sistema y sus permisos de acceso a los documentos.
· Examinar el impacto que supondrá en los usuarios la adopción del nuevo tratamiento o proceso.
· Estudiar las necesidades de auditoría de los documentos: seguimiento y monitorización.
· Estudio de los requerimientos técnicos del sistema en función del volumen de usuarios que tendrán que utilizar el sistema.
· Necesidades de consulta de la documentación.Determinación de los requerimientos de almacenamiento en función del volumen de documentos y su ciclo de vida dentro del sistema. (dimensionamiento hardware del sistema)

Presentación de Resultados

Los resultados obtenidos en el Análisis Documental tendrán impacto tanto en los entregables asociados a la fase de Consultoría, como en los entregables asociados a la fase de Análisis Funcional y Diseño Técnico del Sistema.

· Diseño de la solución mediante diagrama de contexto (ó DFD: Diagrama de Flujo de Datos), diagrama de arquitectura y diagrama de despliegue de los componentes involucrados en la solución, incluyendo los sistemas externos a la solución de gestión documental que tengar que ser integrados con ella.

· El diseño de la solución se hará acompañar del catálogo de requisitos técnicos del sistema que posibiliten su implantación: dimensión del sistema.

· Modelo de datos: definición de tipos y subtipos documentales, así como otras estructuras de datos externos al sistema de gestión documental que pudieran estar relacionadas.

· Estructura jerárquica de almacenamiento de los documentos: bibliotecas, carpetas, subcarpetas,…

· Política de acceso y seguridad: identificando los usuarios, grupos y sus funciones o roles, así como sus derechos de acceso a la información.

· Modelo de procesos: con el diseño de ciclos de vida y worflows, identificando en cada momento del proceso:
· Qué estados van a tomar los documentos
· Usuarios responsables de ejecución de tareas dentro del proceso y/o en los documentos.
· La información que debe ser registrada y/o monitorizada (auditoría y seguimiento)
· Definición y diseño de interfaces de acceso y consulta del sistema.
· Definición y diseño de Integraciónes con otros sistemas relacionados.
· Estudio de impacto de la implantación de la solución: riesgos, beneficios y gestión del cambio.