Portal de Clientes con SharePoint

En este proyecto SERIKAT presta un servicio de  mantenimiento correctivo y evolutivo del actual Portal de Clientes de una sociedad pública, cuyo objeto es la prestación del servicio de transporte y difusión de radio y televisión públicas.

El portal de clientes está desarrollado sobre Microsoft Office Sharepoint Server 2007

Los servicios incluidos en el proyecto de mantenimiento del portal son:

·  Diseño Visual y Maquetación de Portal de Cliente: Diseño de una nueva imagen para los sitios de la extranet a los que acceden los clientes, con el fin de mejorar su usabilidad y flexibilizar su modificación. Para su aplicación en MOSS se ha desarrollado una Master y un PageLayout que facilitará el proceso de futuras modificaciones.

· Modificación de Funcionalidad Actual: Se han modificado algunas de las funcionalidades bien para ampliarlas o bien debido a su incorrecto funcionamiento.

• Ampliación del aplicativo Gestión de Contenidos que gestiona el contenido de todos los sitios de clientes de forma centralizada, para incluir la funcionalidad que centraliza la gestión de los enlaces propio de MOSS 2007.
• Modificación de Webparts de Aplicaciones Externas.
• Reconfiguración del Buscador de MOSS.

· Formación Usuarios: El servicio de mantenimiento se acompaña con una formación específica de las novedades y mejoras realizadas en el Portal de Clientes.

Solución de Intranet Corporativa con SharePoint

Con la experiencia en desarrollos aobre SharePoint, Serikat ha creado una solución integral de Intranet, basada en Windows Sharepoint Services que proporciona a las organizaciones de las soluciones propias, con el valor añadido de las soluciones especificas que han sido diseñadas.

Enfoque

Nuestra oferta se configura como un modelo integral de procesos y servicios que estructura todos los aspectos necesarios para proporcionar una solución completa de Intranet corporativa.

Nuestra solución se basa en la ampliación de la funcionalidad propia de Windows Sharepoint Services, de modo que se dote de la funcionalidad propia de una intranet.

La solución está compuesta por tres módulos principales que aglutinan toda la funcionalidad de la intranet:

• Áreas Organizativas.
• Gestión de Proyectos.
• Portal del Empleado.

La Intranet requiere la instalación del modulo de Áreas Organizativas que posee el núcleo de la solución. Los módulos Gestión de Proyectos y Portal del Empleado son independientes entre sí.

Áreas Organizativas

El módulo Áreas Organizativas proporciona las herramientas necesaria para la creación de la estructura de la organización como pueden ser el Área Directiva, Áreas de Negocio, Áreas Departamentales y los contenidos corporativos.

En función de la estructura de la organización se creara una arquitectura que permita a cada rol de la organización acceder a su información de una forma sencilla.

Además proporciona a la organización de un Área de Actualidad en el que publicar la múltiple información quela organización quiere dar a conocer a sus empleados, como Noticias, Agenda, Ofertas de Trabajo, Tablón de Anuncios y Buzón de Sugerencias.

Gestión de Proyectos

El módulo de Gestión de proyectos proporciona las herramientas necesarias a los equipos de trabajo para la gestión de la documentación e información.

Permite la creación automática de un área compartida de proyectos mediante un sencillo formulario en el que se dan de alta los datos e integrantes del proyecto.

Cada área de proyectos permite la creación un sencillo Gantt con la definición de fases del proyecto, el registro de riesgos asociados al proyecto con sus planes de contingencia, etc. y el registro de los problemas asociados al proyecto marcando las responsabilidades y la solución de los mismos.

Esta funcionalidad se apoya en las herramientas de colaboración para facilitar la resolución de los problemas y la coordinación del grupo, como un foro de proyecto y un calendario compartido de reuniones.

Además dispone de una biblioteca de documentos en la que almacenar la documentación en la que se podrá clasificar por carpetas, mantener versionados de los documentos, y el control de edición que impide modificar documentos desprotegidos por otros usuarios.

Portal del Empleado

El módulo Portal del Empleado facilita la gestión de RRHH de la organización y es el punto de referencia de los empleados para la gestión las solicitudes de Bajas y Ausencias, Vacaciones, Material de Oficina, Viajes y Liquidación de Gastos apoyándose un workflow para la aprobación.

El portal del empleado dispone de repositorios con el contenido organizativo, como firmas e imágenes y evitar el uso de contenido obsoleto.

Los responsables de RRHH disponen de la funcionalidad Calendario Laboral para la configuración del calendario laboral anual que además aparecerá el publicado en el portal para que los empleados puedan consultarlo.

Además dispone de una Reserva de salas y Recursos en la que podrán realizar las reservas de las salas de reuniones y de recursos como proyectores, portátiles, etc.

Rediseño del Portal de un Grupo de Empresas

En el caso que nos ocupa, nuestro cliente es una empresa con presencia en diferentes países. Cada una de sus filiales disponía de con su propio website y no tenían un criterio común en lo que respecta a la presencia en la red.

Tras un análisis inicial, nos encontramos con la siguiente problemática:

• No existía un modelo de navegación global, por lo tanto se daba la circunstancia de que existían contenidos desconectados sin posibilidad de navegar entre ellos.

• Derivada de esta problemática se ofrecía una unidad de imagen corporativa parcial, acentuada por los siguientes aspectos:

- No estaba especificada la relación entre la matriz, sus productos y los productos de sus filiales.
- La matriz y sus filiales no compartían contenidos clave.
- Había contenidos que no estaban actualizados.
- Los contenidos no estaban orientados editorialmente a sus usuarios.

El objetivo de este proyecto consistió en llevar a cabo el rediseño de un nuevo Portal del Grupo con el propósito de que sirviera tanto para la unificación de los distintos websites, como para el consecuente potenciamiento de la marca.

Para abordar un trabajo de esta naturaleza se divide el proyecto en subproyectos que persiguen fines cada vez más ambiciosos, tal como refleja la siguiente imagen:

Unificación

Es el grado básico y se trata de aplicar coherencia al discurso en todas las webs del grupo, con independencia del país actual o futuro que pueda formar parte de la estructura internacional.

En concreto en este proyecto sobre el que versa este post, hay muchas razones para crear un único árbol de navegación con espacio específico para cada país, pero las fundamentales son:

• Unidad y coherencia en el discurso de cada país con la matriz.

• Rapidez en la ampliación y edición de los contenidos.
• Mayor control de los catálogos, los solicitantes y el feedback del producto online por parte de la empresa matriz.
• Economía en su mantenimiento y ampliación

La unificación afecta a temas como: la imagen corporativa, el diseño visual, los idiomas de los contenidos, los nombres de dominio, el estilo editorial, la redacción de los textos, las formas y tipos de contacto entre el usuario y el Grupo, la estructura del catálogo de productos, los datos y nombres de los servicios y productos, los servicios como noticias o boletines, los buscadores, los documentos PDF, los datos para la solicitud del catálogo, los contenidos específicos de los países...

Normativas

Tras la unificación, las futuras ampliaciones o modificaciones necesitan de normativas o guías de estilo que mantengan el producto de forma coherente, permitiendo un mantenimiento eficaz, rápido, barato e independiente de sus administradores presentes o futuros.

Gestión

Es la orientación del producto web al cliente y sus necesidades. Se requiere para esta labor de perfiles profesionales especializados.

Q: Calidad

Hace referencia a la aplicación de técnicas y métricas para conseguir la calidad real del producto. Con estas técnicas obtenemos datos y métricas cuantitativas y cualitativas.

Diseño de un sitio Web

En este post se trata el método que seguimos en Serikat a la hora de abordar un proyecto de diseño de un sitio web.

El cliente ha saber por qué se gasta su dinero, qué es lo que busca y qué espera obtener con esa inversión.

El portal web a construir puede tratarse de una web corporativa, una web institucional, la web de un producto, ... en cualquiera de los casos el sitio web ha de estar alineado con los objetivos de negocio de la organización.

Para cumplir con este propósito, desde Serikat seguimos las siguientes pautas:

• Identificar claramente los objetivos del portal. Como hemos dicho antes, los objetivos de portal han de derivarse de los objetivos de negocio marcados en la organización.

• Identificar las audiencias a quienes va dirigido el sitio web.

• Definir los contenidos y servicios asociados a cada una de las audiencias identificadas

• Definir la arquitectura de la información, esto es, el diseño estructural del espacio de información para facilitar el acceso intuitivo al contenido.

• Diseño de la navegación para facilitar el movimiento de los usuarios a través de la arquitectura de la información.

• Diseño de los contenidos para facilitar su entendimiento.

• Diseño de la interfaz con objeto de facilitar la interacción del usuario con la funcionalidad.

• Diseño visual, esto es, proceder al tratamiento gráfico de los elementos de la interfaz.

• Definir las métricas que nos ayuden a medir el grado de cumplimiento de los objetivos que nos hemos marcado.

• Identificar al resposable o responsables del sitio e identificar sus roles y tareas.

• Tras la puesta en marcha, hacer el seguimiento utilizando una herramienta de analítica web previamente configurada.

Portal del menor

El portal del menor nace con el objetivo de ser un complemento a la línea de teléfono gratuita y permanente que el Departamento de Vivienda y Asuntos Sociales del Gobierno Vasco pone en funcionamiento en cumplimiento del mandato establecido en el art.42 de la Ley 3/2005 de 18 de Febrero, de Atención y Protección a la Infancia y la Adolescencia.

El proyecto tiene como fin disponer de un portal con herramientas de conversación y consulta, que incluya además una sección de mensajes cortos a través de teléfono móvil. Además ha de estar integrado dentro de la infraestructura de Portal de Gobierno.

Desde este canal se prestan, principalmente, los siguientes servicios

· Asesoramiento
Este servicio está a disposición de los Usuarios Registrados, tanto en modalidad de Consulta Pública como Privada. El Servicio de Asesoramiento se presenta clasificado según un conjunto de temáticas diferenciadas (Acoso, Integración, Familia, Fracaso Escolar, etc)

· Foro
El Foro se presenta clasificado según diferentes temáticas, cada una de ellas muestra los diferentes hilos de conversación en orden cronológico. Igualmente el Foro cuenta con un buscador que proporciona la posibilidad de realizar búsquedas, por un determinado concepto, en todos los hilos de conversación.
La posibilidad de incluir Mensajes en el Foro está disponible únicamente para Usuarios Registrados.

· Suscripción y Envío de Alertas SMS
Este servicio está disponible tanto para Usuarios Registrados como para Visitantes.
Para realizar el envío de mensajes SMS se utiliza la plataforma disponible en Gobierno.
El servicio de suscripción a alarmas SMS tiene una fecha de caducidad y deberá ser renovado por el usuario. De esta forma se evita el envío a números de móvil fuera de uso

Por otro lado, la empresa prestadora del servicio cuenta con la posibilidad de explotar datos asociados al servicio, como son estadísticas y cuadros de mando con información sobre indicadores de importancia en lo que respecta al uso del servicio desde el canal Internet:
· Usuarios Registrados
· Usuarios del Foro
· Cuestiones formuladas desde el servicio de Asesoramiento
· Tiempos de respuesta por parte de los consultores de la empresa que presta el servicio de asesoramiento
· Usuarios suscritos al servicio de alertas SMS
· Etc.

Gabinete de prensa digital

Dentro de la línea de soluciones para la administración pública, Serikat ha desarrollado distintos proyectos de Gabinetes de prensa digitales.

Estos proyectos tienen como objeto dar a conocer a todos los ciudadanos, a través de Internet, la información que diariamente genera el organismo público.

El gabinete de prensa, se convierte, además, en una herramienta útil para todos aquellos profesionales de la información que deseen conocer en profundidad y, prácticamente, en tiempo real las noticias generadas.

Es objeto de estos gabinetes de prensa poner a disposición de los medios de comunicación el material escrito, sonoro, fotográfico y videográfico que haya recopilado.

Para acceder a toda esta documentación, los profesionales deben registrarse. Una vez inscritos en el registro y comprobados sus datos, la aplicación les habilita un código de acceso que les permitirá disponer de toda la información que precisen.

En este sentido, la aplicación cubre diferentes servicios:

· Visualización de las convocatorias de eventos del Gabinete de Prensa.

· Envío de la actualidad vía E-mail.

· Envío de la actualidad vía SMS.

· Personalización de las áreas de interés que quiere visualizar nada más entrar al servicio de Gabinete.

Accesibilidad y usabilidad en portales institucionales

Dentro de los proyectos de Portal Institucional que ha abordado SERIKAT, muchos de ellos tienen que ver con el rediseño de portales con objeto de mejorar la experiencia de usuario.
Dentro del alcance de este tipo de proyectos, cabe destacar:

· El análisis del público objetivo al cual se ofrece el portal y la adecuación del portal a las necesidades de sus diferentes audiencias.

· La realización de un nuevo estándar de diseño par el portal atendiendo a criterios de sencillez en la navegación, usabilidad y accesibilidad global sin descuidar el componente estético del mismo.

· Proveer de las herramientas necesarias para evaluar la “salud” del portal una vez producido el lanzamiento del mismo. Así las cosas, se persigue que se puedan evaluar distintas situaciones que se puedan producir y como consecuencia de estas, se puedan poner en marcha los planes correctivos correspondientes.

Los objetivos que se persiguen son:

· Que el nuevo producto sea Útil
· Que sea Rentable
· Que sea Innovador
· Que esté orientado a los Usuarios (Accesibilidad y Usabilidad)

Para conseguir este objetivo se recurre a diferentes técnicas enfocadas a conocer la experiencia de Usuario, como Análisis de Audiencias, Análisis Heurísticos, Test de Usuarios y Diseño de Escenarios de Uso.

· Que posea Contenidos de Calidad
· Que sea Visualmente Atractivo
· Que esté Abierto a crecer en Funcionalidad
· Que esté Abierto a la Integración con otras herramienta y estándares

Consultoría Portal Web

Dentro de la línea de consultoría Serikat aborda, entre otros, "Planes Directores de Portales Web"

Los objetivos principales de este tipo de proyecto son:

· Determinar la información que cada uno de los departamentos del cliente desea publicar a través del Portal Web.

· Determinar los servicios que se desean ofrecer a las diferentes audiencias del Portal.

· Determinar las necesidades del Portal Web para el cumplimiento con la legislación de la e-administración, en el caso de que el cliente sea una administración pública.

· Definir la Arquitectura de información, servicios y tecnológica del Portal Web.

· Determinar un Plan de Acción consensuado con el cliente para realizar el rediseño del Portal Web A grandes rasgos, el método a emplear para llevar a cabo un proyecto de estas características, se estructura en las siguientes Fases:


Fase 1
Preparación del Proyecto

Los objetivos principales de esta fase son:

· Establecer los objetivos de detalle del Proyecto.

· Concretar la planificación de actividades necesarias para su realización.

· Identificar y organizar los distintos grupos y personas que intervendrán en el desarrollo del Proyecto y determinar las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos.

· Asegurar la colaboración de las personas concretas de la organización cuya participación sea clave.

· Diseñar y consensuar el calendario de entrevistas a realizar.


Fase 2
Situación Actual e Identificación de las Requisitos del Portal Web

Los objetivos principales de esta fase son:

· Identificar los objetivos, las políticas, las estrategias y los planes previstos, tanto del cliente en general, como de la Función Informática en particular que puedan afectar al Portal Web.

· Conocer los procesos: Recoger y analizar toda la información necesaria para obtener una imagen de la situación actual.

· Identificar los requisitos de información y servicios que debe satisfacer el Portal Web, considerando las actuaciones de carácter estratégico contempladas por el cliente.

· Identificar otros requisitos, como pueden ser:

· Cumplimiento de la legislación de la e-administración.

· Accesibilidad de los contenidos en Portal Web.

· Posicionamiento del Portal Web en Internet.


· Identificar las prioridades en información y servicios a ofrecer desde el Portal Web.


Fase 3
Definición de la Arquitectura Información y Servicios del Portal Web

Los objetivos principales de esta fase son:

· Definir la Arquitectura del Portal Web (funciones, necesidades cubiertas, modelo entidades y relaciones, interrelaciones con otros sistemas), y proponer soluciones tecnológicas a las necesidades detectadas. Para conseguir este objetivo se toma como base la Identificación de Requisitos establecidos en la fase anterior.


Fase 4
Definición de la Plataforma Tecnológica

Los objetivos principales de esta fase son:

· Identificar las tendencias en cuanto a tecnología informática se refiere con objeto de conocer las líneas de evolución tecnológica en lo relacionado con soluciones para la gestión de Portales Web.

· Establecer las estrategias del cliente en relación a la Plataforma Tecnológica, como marco de evolución de la misma.

· Obtener el diseño general de la Plataforma Tecnológica que soporte la plataforma de gestión del Portal Web.


Fase 5
Elaboración del Plan de Acción

Los objetivos principales de esta fase son:

· Transformar los objetivos y planteamientos identificados en las Fases precedentes del proyecto en un conjunto de proyectos, que deben realizarse durante un período determinado, estableciendo los calendarios correspondientes.

· Priorizar los proyectos en el tiempo.

· Evaluar y planificar las partidas de gastos e inversiones asociadas.

· Proponer los organismos de Control y Supervisión.

Portal de Turismo con FileNet

SERIKAT ha participado en diferentes proyectos de diseño y construcción de aplicaciones relacionados con el turismo.

El más relevante de todos ellos es el portal de turismo de Gipuzkoa: www.gipuzkoaturismo.net

Este portal cuenta con funciones como:

· Cuaderno de viaje y central de reservas
· Suscripción a boletín
· Agenda de eventos
· Descargas a móviles y alertas SMS
· Concursos y Encuestas

Por otra parte, para acceder a los recursos turísticos de forma temática se plantean tres alternativas diferentes:

Todo Gipuzkoa
Guía práctica, Cómo llegar, Dónde dormir, Qué visitar, Qué hacer, Dónde comer, Dónde comprar y Cerca de Gipuzkoa.

Elige un Plan
Profesional, Gastronómico, Salud, Cultural, Natural, Religioso, Deportivo y Educativo

Gipuzkoa Costa, Gipuzkoa Verde, Donostia – San Sebastián

Para el desarrollo del portal se ha utilizado el gestor de contenidos FILE NET.

La solución propuesta por SERIKAT consta de los siguientes módulos:

· Módulo de Generación y Administración de Contenidos
· Módulo de Nuevas Funcionalidades
· Módulo de Integración
· Módulo de Administración

El módulo de Generación y Administración de Contenidos se basa en FileNET P8, como gestor de Contenidos. Toda la funcionalidad asociada a este módulo es el resultado de configuración y programación del Gestor de contenidos, así como de la integración de las plantillas.

En lo que respecta a este módulo, La configuración de FileNET permite:

· Añadir, modificar, borrar, clasificar y categorizar contenidos
· La gestión de secciones y apartados que forman parte de la estructura del Portal
· La gestión del flujo de publicación
· La publicación automática de contenidos
· La publicación programada y la gestión automática de caducidad de contenidos
· Diferentes sistemas de búsqueda de contenidos y la presentación de contenidos relacionados con aquello que se busca:
· La posibilidad de crear relaciones entre contenidos
· Definición de Portadas y Destacados, desde la administración del propio gestor
· Funcionamiento automático de eventos de agenda, previa categorización de los mismos
· Tratamiento de idiomas
· Generación automática de sistemas de menús por niveles y generación de sendero de migas.
· La personalización de presentación de contenidos (Portadas, Boletines y Alertas a móviles) para usuarios registrados

Por otra parte, se cuenta con los siguientes módulos de FileNET:

· FileNet Business Process Manager automatiza, perfecciona y optimiza los procesos mediante la administración del flujo de trabajo entre las personas y los sistemas. La capacidad de manejar millones de transacciones y miles de usuarios permite incrementar el desempeño de los procesos, reducir los tiempos del ciclo y mejorar la productividad en los negocios.

· FileNet Content Manager proporciona un entorno seguro altamente escalable donde controlar, acceder y compartir los contenidos. El Administrador de contenidos se integra fácilmente con las aplicaciones existentes referentes a negocios y escritorio, y su arquitectura orientada a los eventos administra el ciclo de vida de dichos contenidos —desde su creación hasta su revisión, aprobación y posterior archivo.

· FileNet Web Content Manager combina la capacidad de administración de contenidos en línea, fácil de utilizar, con la creación, aprobación y publicación de esos contenidos y los documentos complejos en diversos sitios Web, en varios formatos e idiomas.

· FileNet Forms Manager proporciona todo lo que necesario para diseñar, distribuir y procesar formularios electrónicos.