• La de ejecutar las tareas individuales que, conjuntamente, constituyen el servicio completo y que se corresponden con cada una de las fases del tratamiento de los documentos.
• Gestionar la productividad de los recursos que intervienen en el tratamiento documental con la máxima eficiencia.
A continuación se explican una serie de conceptos básicos que constituyen el núcleo y la espina dorsal del sistema informático de grabación de datos y control de producción.
Elementos de control del sistema
Documento
Se denomina documento a cada uno de los elementos teóricos o conceptuales que van a ser procesados a través de la sucesión de tareas en que se ha dividido todo el servicio. Los documentos pueden ser asignados a categorías (tipos de documentos) a las que luego pueden asignarse prioridades o grupos de operarios específicos.
Lote
Los documentos son agrupados en lotes para constituir las unidades básicas de control. Al igual que en el caso de los documentos, el Sistema gestiona una serie de datos asociados a los lotes.
La constitución de lotes es una cuestión meramente funcional y operativa, cuyo fin es facilitar las labores de distribución del trabajo entre los operarios y de control global del proceso. Por lo tanto, no sería imprescindible que existiera necesariamente una relación estricta entre los documentos que forman el lote. En último extremo, será el propio sistema informático el que se encargue de relacionar cada documento de cada lote con su información asociada.
El parámetro fundamental que define el lote es su tamaño o número de documentos que lo forman: cuanto más grande, son necesarias menos operaciones de control aunque la ejecución de tareas del lote es muy pesada; cuanto más pequeño es el tamaño del lote, su ejecución es mucho más ligera y, por lo tanto, práctica, pero se multiplican las tareas de control. Ha de encontrarse un equilibrio adecuado en su tamaño, que depende en cada caso de las características de cada trabajo concreto.
Archivo
El Sistema parte de un doble concepto de Archivo:
• Archivo Lógico: en dicho almacén se guardan tanto la información relativa a la evolución del documento en las diversas fases como los datos propios de dicho documento. Este tipo de Archivo viene representado por una Base de Datos Relacional y/o Documental
• Archivo Físico: en dicho almacén se guarda el documento original y todos los ficheros evolutivos necesarios para llegar a la entrega final. Este tipo de Archivo viene representado por un sistema de gestión de carpetas y ficheros
La coherencia entre archivo lógico y físico es vital. El Sistema se encargará dar de alta, modificar o borrar los datos del Archivo Lógico, y de crear, cambiar, eliminar, mover o copiar los ficheros asociados a dicho documento existentes en el Archivo Físico.
Tarea
Cada una de las fases por las que pasa el tratamiento de un documento se denomina tarea. Desde que se recibe hasta que se entrega se generan nuevos ficheros y datos que enriquecen el documento original, conformando de este modo el tratamiento documental, y cada uno de dichos estadios se puede considerar una tarea en el sentido que se quiere dar por el Sistema.
El camino recorrido por todas las tareas constituye el flujo de trabajo. Las tareas van cambiando de manera automática o a través de acciones que toman los usuarios, siendo en todo caso transparente para ellos.
Las tareas pueden ser manuales, automáticas o semiautomáticas (o asistidas). El camino a seguir no tiene por qué ser siempre el mismo, sino que depende de la tipología del documento, de la existencia de incidencias, etc. que obligan a crear caminos más o menos largos o incluso cíclicos.
Seguridad y confidencialidad de la información
El Sistema de grabación de datos y control de la producción se compone de una serie de módulos, todos los cuales, para poder ser utilizados, precisan de identificación; incluso los programas automáticos tienen un usuario genérico que los ejecuta.
Un usuario viene definido por un nombre y una contraseña, por un Centro Productivo de pertenencia, por un perfil, por una jornada laboral y por una o varias tareas a las que puede acceder. Será el Administrador el que dé de alta los usuarios o, en su caso, modifique sus datos.
De este modo el Sistema proporciona una consistencia y una seguridad importantes, pues los usuarios sólo pueden tener acceso a las tareas que tienen asignadas y, por otro lado, sólo pueden acceder a los documentos a través de programas, no pudiendo en ningún caso manipularlos ni alterarlos de manera directa.
Estas son las pantallas de acceso al Sistema de trabajo tal y como las vería un usuario grabador y un coordinador. Mientras en el primer caso sólo se le permite entrar en el módulo de grabación, el responsable tiene una serie de módulos a los cuales puede acceder. Escogiendo uno de ellos y pulsando ‘Aceptar’ entraría en el programa correspondiente y llevaría a cabo su trabajo. El responsable no tiene incluidas algunas tareas pues estas son automáticas y el usuario ya está predeterminado en esos casos.
