SERIKAT desarrolla una línea de negocio en torno a la prestación de servicios relacionados con la gestión documental que dedica una especial atención a los trabajos de captura de datos, digitalización de documentos y tratamiento de información. Dentro de este ámbito ha desarrollado, entre otros, el proyecto de Tratamiento Documental de Resoluciones Judiciales para el Centro de Documentación Judicial (CENDOJ).
Este proyecto se ha abordado en diferentes fases:
Fase 1
SERIKAT, como adjudicatario del concurso convocado por el Consejo General del Poder Judicial (CGPJ) en julio del año 1999, prestó un servicio de tratamiento documental de resoluciones judiciales desde dicha fecha hasta el 31 de diciembre del año 2002. Los trabajos ejecutados dentro de este marco son:
· Digitalización, reconocimiento óptico (OCR), corrección, conversión a Word, obtención del perfil (conjunto de datos) y creación de bases de datos en el gestor documental ALCHEMY de las resoluciones que el CGPJ suministraba en formato papel.
· Conversión a Word (en caso de estar originalmente en otros formatos), obtención del perfil (conjunto de datos) y creación de bases de datos en el gestor documental ALCHEMY de las resoluciones que el CGPJ suministraba en distintos formatos electrónicos.
· Reconocimiento óptico (OCR), corrección, conversión a Word, obtención del perfil (conjunto de datos) y creación de bases de datos en el gestor documental ALCHEMY de parte de las resoluciones que el CGPJ suministraba como imágenes ya digitalizadas en formato de TIFF.
Durante el tiempo que duró la prestación del servicio se procesaron la totalidad de las resoluciones generadas en dicho período por las Audiencias Provinciales, los Tribunales Superiores de Justicia de las Comunidades Autónomas, la Audiencia Nacional y el Tribunal Supremo, así como un conjunto de ellas generadas anteriormente por estos mismos tribunales. El volumen de resoluciones sobre el que se aplicó el tratamiento definido puede ser desglosado en las siguientes categorías:
· 700.000 resoluciones en papel, equivalentes a 3,5 millones de páginas y a 7 millones de KB de texto.
· 355.000 resoluciones en distintos formatos electrónicos, equivalentes a 3,55 millones de KB de texto.
· 207.000 resoluciones en imágenes TIFF, equivalentes a 2,07 millones de KB de texto.
Fase 2
En el mes de octubre del año 2002 y en el mes de octubre del año 2006, SERIKAT resultó de nuevo adjudicataria de los concursos convocados por el CGPJ para realizar nuevos tratamientos sobre las resoluciones judiciales. Las diferencias fundamentales entre el nuevo tratamiento planteado en estos concursos y el tratamiento ejecutado en la fase anterior anterior son las siguientes:
· Además de los procesos de digitalización, reconocimiento óptico y corrección, se incluye un nuevo tratamiento para conseguir, entre otros objetivos, la ocultación (sustitución por cadenas alternativas) de la información sensible de carácter personal presente en las resoluciones judiciales. Para esta tarea, SERIKAT ha desarrollado una interesante herramienta informática que asiste a los operarios durante el proceso de tratamiento de los documentos.
· El resultado del tratamiento de los documentos queda recogido en un documento XML en el que se incluyen los datos extraídos de la resolución, la información para ocultar los datos sensibles de carácter personal y el propio texto de la resolución.
· Se sustituye el sistema de gestión documental actual (ALCHEMY) por un sistema de gestión de contenidos (Hyperwave Information Server de la empresa alemana Hyperwave AG) que permitirá almacenar las resoluciones y facilitar su búsqueda, consulta y distribución a través de Internet entre los distintos agentes implicados: jueces y magistrados, editoriales jurídicas y público en general.
En la actualidad, SERIKAT continúa realizando este servicio. El tratamiento de documentos se aplica anualmente a un total de 310.000 resoluciones judiciales.
Por otra parte, todas las resoluciones procesadas con el sistema anterior se han convertido al actual sistema y se han incorporado también resoluciones de años anteriores procedentes del Tribunal Supremo.
Para la prestación de este servicio SERIKAT ha creado un sistema informático que permite al CENDOJ la gestión de las entregas de documentos originales, así como la gestión de las incidencias que se detecten en las resoluciones durante su tratamiento.
