Sucede que muchos de nuestros clientes han experimentado un progresivo crecimiento lo cual lleva parejo que el número de proyectos y servicios relacionados con los Sistemas de Información y la Tecnología crezca rápidamente y, en consecuencia, los Jefes de Proyecto se ven desbordados en la gestión de los mismos.
Este desbordamiento se puede traducir en un resentimiento en el mantenimiento de la documentación relacionada con los proyectos en general y, en particular, con los procesos de calidad de Sistemas de Información y la resolución de las no conformidades.
En este sentido, SERIKAT presenta una propuesta orientada a colaborar con los Directores de Proyecto y Jefes de Proyecto de clientes con esta problemática, con el objetivo de cumplimentar todos los requisitos relacionados con los procesos de calidad en el ámbito del servicio.
Alcance del Servicio
El alcance del servicio de soporte a la gestión de proyectos se circunscribe a la realización de las siguientes tareas y actividades:
Seguimiento de proyectos:
· Actualización de la información de creación y seguimiento de proyectos en las herramientas propias del cliente
· Seguimiento de peticiones de los servicios de desarrollo en las herramientas propias del cliente
· Revisión y Actualización de la Planificación y Estimación a cierre de los proyectos
· Mantenimiento de la información de los dossieres de inversión
· Seguimiento de la resolución de no conformidades (auditorías internas de calidad) de los proyectos
· Coordinación de información a solicitar a los servicios para el seguimiento de los proyectos
· Realización de Consultas Access sobre las bases de datos de las diferentes herramientas
· Análisis de indicadores de gestión de proyectos
· Comunicaciones e interlocución diaria con Jefes de Proyecto
· Aseguramiento del cumplimiento de la norma ISO en la construcción de soluciones
Seguimiento del Plan de Sistemas:
· Preparación de información de seguimiento del Plan de Sistemas para los diferentes negocios del cliente
· Análisis de capacidades dedicadas en los proyectos
· Soporte en la planificación del portfolio
· Seguimiento de Carteras de Proyectos
· Soporte en los ajustes presupuestarios en proyectos necesarios
· Elaboración de informes ejecutivos de proyectos a partir de los informes de seguimiento de los mismos.
· Proporcionar formación a los responsables de proyectos en procesos, seguimiento de proyectos, cumplimiento de la ISO,…
· Divulgación de normas y criterios de trabajo garantizando su despliegue efectivo en la organización.
Seguimiento servicios:
· Revisión de cargas planificadas para los servicios
· Revisión de información estándar en las entregas
Seguimiento de indicadores:
· Revisión mensual de indicadores de proceso
· Análisis inicial de resultado de los indicadores
· Seguimiento de las acciones identificadas para la resolución de incidencias detectadas en el análisis de indicadores.
Seguimiento del plan de formación:
· Soporte en la preparación del Plan de formación
· Seguimiento de la información del plan de formación
Objetivos del Modelo Organizativo
El modelo organizativo propuesto por SERIKAT pretende cumplir con los siguientes objetivos:
· Asegurar una buena gestión del servicio, mediante la figura del Coordinador del Servicio, que se encargará de gestionar todos los asuntos propios de los integrantes del equipo de trabajo, como pueden ser los permisos, ausencias, planificación de las vacaciones, etc., además se procura que los integrantes del equipo de trabajo adopten actitudes proactivas, asertivas y empáticas en sus relaciones con los Jefes de Proyecto y Directores de Proyecto en el cliente.
· Asegurar la disponibilidad y continuidad del servicio, mediante el Equipo de Trabajo de Respaldo/Refuerzo que estará formado en todo momento en las herramientas y las actividades a desarrollar en el servicio, de forma que ante cualquier contingencia en el servicio, la calidad del mismo no se resienta.
· Promover la Mejora Continua del Servicio, mediante la propia figura del Coordinador del Servicio que velará por identificar y promover la mejora continua del servicio.
· Crear y mantener un modelo de seguimiento de la calidad del servicio, en base a indicadores especialmente diseñados para esta finalidad.
