Dentro de los proyectos que SERIKAT aborda en el ámbito de la e-Administración en entidades locales, uno de los más relevantes son las implantaciones que utilizan SIGEM.
En estos momentos SERIKAT aborda un proyecto de administración electrónica para el Ayuntamiento de Basauri (Vizcaya).
La plataforma propuesta por SERIKAT es SIGEM, ofrecida por el Ministerio de Industria, y complementada con una serie de módulos que permiten cubrir todos los requerimientos solicitados por el Ayuntamiento.
Estos módulos se desarrollan de forma que se integran en la arquitectura propuesta por SIGEM con el fin de:
· Disponer de una solución integrada y no un conjunto de aplicaciones
· Posibilitar a otras administraciones incorporar estos módulos en sus implantaciones de SIGEM
En el ámbito de las administraciones vascas, existen además una serie de infraestructuras a integrar con SIGEM, como Pasarela de Pagos de Gobierno Vasco, Izenpe, Pasarela de Notificación de Gobierno Vasco, que no tendrían por que ser asumidas en el contexto de un único desarrollo, de forma que se creara un conjunto de iniciativas / desarrollos paralelos que adaptarán la realidad local a SIGEM.
En lo referente a pautas generales que debe cumplir la plataforma podemos destacar entre las más importantes:
· Multientidad y multioficina.
· Uso de navegador estándar (Internet / Intranet)
· Presentación de documentos telemáticamente por el ciudadano debidamente certificado.
· Posibilitar al sistema de registro de documentos externos (E/S) para documentos papel y electrónicos.
· Control de los documentos registrados que iniciaran automáticamente un expediente administrativo.
· Documentos de salida con referencia al expediente.
· Intercambio registral entre diferentes organismos públicos.
En lo referente a los módulos y sistemas que componen la plataforma, esta se compone de dos grandes bloques:
· Uno en Internet destinado al ciudadano y donde están recogidas las funcionalidades relacionadas con la tramitación telemática.
· Otro en Intranet destinado a los usuarios de las administraciones con los módulos de registro, gestión de expedientes y archivo.
Ambos bloques están comunicados con una pasarela de servicios que posibilita una arquitectura orientada a servicios, mucho más potente que las arquitecturas existentes en la actualidad en la mayor parte de administraciones.
Módulos
1. Registro Entrada Salida
El Registro General integrará toda la información que se registre en cualquier oficina de Registro y que se reciba en cualquier soporte, permitiendo las siguientes funcionalidades:
· Anexión de documentos en formato electrónico.
· Sellado electrónico de documentos.
· Búsqueda/recuperación y almacenamiento de registros.
· Impresión de justificantes o certificados de registro.
· Emisión de listados e informes.
· El sistema está dotado de los mecanismos necesarios de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos almacenados.
· Compulsa de documentos.
La Orden ITC/1475/2006, de 11 de mayo, del Ministerio de Industria Comercio y Turismo, regula la Compulsa Electrónica de Documentos en Papel. Es un modelo a seguir para el resto de las Administraciones Públicas, aunque limite el alcance de la norma por un problema de competencia.”
2. Gestión de Expedientes
El Sistema de Producción Corporativa (iSPAC) de SIGEM, está concebido como un framework para el desarrollo de proyectos de gestión de expedientes y en general para la automatización de procesos administrativos. Consideraciones:
· Un procedimiento administrativo, está compuesto por fases, durante las cuales se ejecutan una serie de actos administrativos o trámites.
· Estos trámites pueden ser comunes en diferentes fases o en diferentes procedimientos, por lo que se hace necesario identificarlos con el fin de poder ser reutilizados.
· Además, el procedimiento administrativo generalmente no está reglado, lo que hace necesaria la posibilidad de la invocación dinámica de trámites según el criterio del instructor del expediente.
· Cada trámite se descompone en una serie de actividades que hay que realizar para completar el trámite, y tiene una documentación asociada que ha podido ser entregada por el ciudadano o generada por la propia administración.
· Esta documentación, debe estar normalizada y ser también reutilizable. Esto se consigue a través de la construcción de plantillas asociadas a tipos de documentos que puedan personalizarse para trámites concretos. El documento final, se construye con la fusión de la información del expediente y la plantilla asociada al trámite.
· Los documentos generados o recibidos en la ejecución de cada trámite, forman la carpeta del expediente y serán anexados a ella. Estos documentos, pueden ser registrados de entrada o salida dependiendo del caso.
Entorno de Modelizado
Este entorno proporciona:
· Catálogo de procedimientos, agrupados en familias y con capacidades de creación de nuevos procedimientos desde cero o a partir de los ya existentes, mediante funcionalidades de clonación.
· Inventario de fases, trámites, documentos y plantillas como componentes básicos para la construcción de los procedimientos administrativos.
· Asistentes para generación de entidades de gestión, que se traducen en tablas de base de datos asociadas a los diferentes procedimientos.
· Asistentes para la generación y edición de los formularios a presentar en las distintas actividades de los procesos.
· Gestión de reglas asociadas a eventos.
· Gestión de permisos y plazos.
· Gestión de Hitos de Publicación en modelo intermedio, independizado del modelo de la Gestión de Expedientes, para la Consulta web del Expediente por parte del ciudadano.
Entorno de Tramitación
El Escritorio, proporciona un marco de trabajo para el usuario tramitador de expedientes, con las funcionalidades genéricas para cualquier aplicación de gestión de expedientes.
· Avisos electrónicos, de plazos cumplidos y firmas pendientes
· Lista de trabajo
· Flujos de tramitación
· Generación de documentos
· Conexión con registro de entrada y salida
· Tramitación agrupada
· Consultas de Expedientes
· Portafirmas integrado con la plataforma de firma del ayuntamiento de Basauri.
Entorno de Gestión
Este componente, engloba todas las herramientas que realizan el diseño de un sistema de información que traduzca su misión, visión, valores y estrategia en objetivos relacionados y medidos a través de indicadores, alineando el comportamiento de todos los actores de la organización sobre una herramienta común.
Estas herramientas, explotan la información generada durante la tramitación y permiten entre otras funcionalidades:
· Hacer un seguimiento de la actividad de los usuarios, las cargas de trabajo, KPI más relevantes del negocio, etc.
· Fusionar e integrar las bases de datos y obtener información con el nivel de agregación/desagregación deseado.
· Disponer de un repositorio de información corporativa que recopile, estructure y organice los datos e información relevante obtenida de diferentes fuentes, y que permita desarrollar procesos de enriquecimiento de la información.
· Definir los mecanismos y los procesos de enriquecimiento del cuadro de mando en un entorno seguro y que permita a la Dirección gestionar centralizadamente los datos y mantener los históricos deseados.
· Disponer de un Cuadro de Mando integral corporativo, al que pueden acceder los distintos organismos, con las restricciones de acceso que se establezcan y en función de unos perfiles fijados.
3.Sistema de archivo
El sistema de archivo recoge las funcionalidades relacionadas con la gestión completa y normalizada de todos los documentos y expedientes involucrados en la tramitación administrativa. Existen por ello diversas normativas relacionadas con el archivo que han sido incorporadas por la plataforma propuesta:
· ISAD(G) Estándar internacional de la descripción archivistica· ISAAR(CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias (Segunda edición, 2004)
· MoReq Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestión de documentos electrónicos de Archivo.
· Norma ISO 15489 Establece las pautas para el diseño e implementación de un Sistema de Gestión de documentos, su organización y control en las unidades de producción y gestión.
· Norma ISO 14721:2003 establecer un sistema para el archivo de información, tanto física como electrónica.
· Norma ISO 9005 Formato de ficheros electrónica para ficheros de la duración.
Las funcionalidades incorporadas en la plataforma SIGEM destinadas al personal de Archivo son las siguientes:
· Organización de fondos. Generación del Cuadro de Clasificación incluyendo las Series.
· Descripción archivística. Edición y consulta de elementos del Cuadro usando la norma ISAD(G)
· Búsquedas documentales y Navegación por el Cuadro de Clasificación.
· Digitalización de expedientes. Captura de imágenes digitales de expedientes físicos o híbridos.
· Consulta de imágenes digitales y documentos electrónicos del expediente
· Administración de usuarios. Listas de control de acceso, permisos, roles, grupos y Órganos asociados.
· Administración de transferencias. Recepción, cotejo, aceptación, ubicación y validación de expedientes en el Cuadro de clasificación
· Administración de préstamos. Autorización, entrega y devolución de expedientes.
· Administración de Series.· Identificación. Información de productor(es), procedimiento, fechas, normativa, etc.
· Valoración. Fijar plazos de vigencia en Oficina y de permanencia en Archivo de los expedientes.
· Proceso de eliminación de expedientes. Eliminación de expedientes físicos y electrónicos con plazo de conservación en la Serie excedido.
· Administración de Depósitos Físicos. Construcción y ubicación de unidades de instalación.
· Administración de volúmenes de expedientes electrónicos y/o digitalizados.
Igualmente repasamos las funcionalidades incorporadas destinadas al personal de Oficina
· Gestión de transferencias.
· Elaboración: Expedientes cerrados de una Serie por un Productor en plazo administrativo de la Serie.
· Envío al Archivo.
· Solicitud de préstamos. Acceso a expedientes físicos desde Oficina.
· Solicitud de consultas. Acceso a expedientes físicos en Archivo.
· Búsquedas documentales y Navegación por el Cuadro de Clasificación.
· Descripción archivística. Consulta de elementos del Cuadro usando la norma ISAD(G).
· Consulta de imágenes digitales y documentos electrónicos del expediente.
4. Tramitación Electrónica
Los servicios de tramitación electrónica posibilitan a un ciudadano realizar sus gestiones con la administración a través de Internet.
Los servicios que ya trae incorporados la plataforma serán complementados con otro módulo de Gestión de representantes desarrollado en el presente proyecto de una forma integrada con el resto de módulos.
Registro Telemático.
Mediante el Registro Telemático, el ciudadano podrá iniciar o continuar trámites administrativos, de los que es parte interesada, sin necesidad de desplazarse al organismo con el que los realiza. Para acceder al Registro Telemático, el ciudadano se deberá conectar con el Portal del Organismo, o la página donde tenga habilitado el Registro Telemático.
Es conveniente por parte del organismo indicar, si el Registro Telemático exige Firma Digital o es suficiente con un registro concertado de Usuario y Contraseña.
Notificación Telemática
La aplicación de Notificación telemática no tiene interfaz. El acceso del ciudadano que trae por defecto SIGEM es a la url de CORREOS, desde la que podrá acceder a las notificaciones recibidas para Aceptarlas o Rechazarlas (en ambos casos firmadas digitalmente).
Cuando el usuario interesado consulte la aplicación: Consulta web Expediente, podrá ver entre otras informaciones de sus expedientes, la referente a si ha sido notificado. Esta notificación, la crea SIGEM, desde la Gestión de Expedientes.
Consulta de ExpedientesDesde este módulo, el ciudadano podrá consultar los trámites telemáticos que ha realizado, el estado de los mismos y el histórico de los estados por los que ha pasado, los documentos aportados tanto por el como los emitidos por la administración pública.
Pago Telemático
El módulo de Pago Telemático proporciona al ciudadano la capacidad de realizar sus pagos a la administración local, de forma remota.
Mediante la aplicación web del módulo de Pago Telemático, el ciudadano puede realizar sus pagos, consultar sus liquidaciones pendientes, conocer el histórico de sus pagos y realizar autoliquidaciones.
El módulo de Pago Telemático, utiliza la plataforma del organismo Red.es, para su comunicación con las entidades colaboradoras dónde los ciudadanos realizan sus pagos. Red.es hace de intermediario entre la Administración Local y las entidades financieras (Cajas y Bancos), asegurando que las transacciones se realicen de forma segura, con autenticación de los interesados, asegurando el no repudio y la confidencialidad.
No obstante, el ayuntamiento de Basauri ya dispone de una integración realizada con la Pasarela de Pagos de Gobierno Vasco, de forma que es objeto de este proyecto sustituir la integración con Red.es por la de Gobierno Vasco.
Gestión de Representantes
Mediante esta funcionalidad, los usuarios identificados en el sistema podrán mantener las representaciones que gestionan: a quien representan, para que servicios y durante que periodo lo hacen.
Igualmente se expondrán en servicios web y a través de la Pasarela de Servicios las funcionalidades de consulta para su integración en la implementación de procedimientos administrativos.
