La gestión de la oficina de proyectos (PMO) para este cliente consiste en la automatización y control de los proyectos de la organización mediante una solución basada en la plataforma Microsoft Office SharePoint Server 2007.
La solución suministrada por SERIKAT permite la creación de estructuras para la gestión de la organización mediante el uso de sitios, listas y bibliotecas de documentos y automatiza sus procesos mediante el uso de Workflows.
Cada proyecto contiene la siguiente estructura de listas y bibliotecas:
· Monthly Reports: Biblioteca de formularios InfoPath que se utiliza como repositorio para los informes mensuales del proyecto.
· Action List: Lista de Tareas de Proyecto. Esta lista poseerá los campos responsables, estado, observaciones, fechas de inicio, fecha de finalización y demás campos necesarios para el control de tareas de proyecto
· Project Risks: Lista de Riesgos asociados al Proyecto
· Project Issues: Lista de Problemas surgidos en el Proyecto
· Meeting Calendar: Calendario de reuniones del proyecto
· Project Forum: Foro de debate del proyecto
· Team Members: Lista de integrantes del proyecto
· Project Documents: Biblioteca de documentos
· Project Internal Cost: Lista en la que los usuarios de grupo Owners del proyecto registrarán el costo previsto y real cada mes para cada uno de los miembros del proyecto.
Proceso de Creación de un Proyecto
El proceso de creación de un proyecto es automático. Un usuario del grupo Project Leader accederá a la zona de proyectos y tendrá un enlace para la creación de un nuevo proyecto. Este enlace le llevara a una pantalla en la que rellenara la ficha con los datos generales del proyecto: Codificación, Nombre, Descripción, Área, Tipo de Proyecto, Proyecto IT, Estado.
Al guardar esta ficha se lanzará un Workflow que crea un sitio de proyecto mediante una plantilla de proyecto, basada en el tipo de proyecto que se deduce de la elección del tipo de proyecto y de si es proyecto TI o no.
Informes PMO
Se han establecido dos informes para el seguimiento de los proyectos de forma global que estarán accesibles mediante vínculos en el sitio padre de todos los proyectos, PMO. Además cada uno de los proyectos posee dos informes o guías que dan la información del proyecto en cuestión.
Para la explotación de los datos a nivel global se han establecido ciertos indicadores:
· Coste previsto y real de recurso internos y externos en horas que se obtiene de los partes de horas de los miembros de los proyectos coste previsto y real en euros del proyecto que se obtiene de la información introducida en el Monthly Report de cada proyecto.
