El objetivo principal del estudio documental será la creación del catálogo de tipos documentales del cliente, identificando las necesidades de indexación (propiedades de los documentos) de los diferentes tipos documentales, así como los criterios de conservación de cada tipo dentro del sistema SharePoint.
El ámbito del análisis de documentos se realizará a nivel corporativo incluyendo en el estudio los todos los documentos del cliente, que comprenderá tanto los documentos que están involucrados en los procesos de negocio, como el resto de la documentación que se produce internamente o se recibe en el cliente desde fuentes externas.
Descripción del estudio documental
En el esquema a continuación se detallan las etapas propias de la Metodología de Proyectos de Soluciones Documentales que comprendería la ejecución de los siguientes trabajos: Definición, Desarrollo e Implantación de la solución.
En la práctica el Análisis Documental consiste en la tarea de determinar y examinar el conjunto de documentos que están involucrados en los diferentes procesos de negocio de una organización.
Un documento podría adquirir diferentes formas; podría ser un complejo manual técnico que se envía a un cliente, una página en la web, que debe ser actualizada bajo determinados criterios en diferentes intervalos de tiempo, o un simple mensaje de correo electrónico de comunicación interna.
Los procesos de negocio donde están involucrados los documentos también pueden adquirir ámbitos diferentes: departamental, corporativo, etc. También es necesario valorar si el objetivo del Análisis Documental será realizado para lograr mejoras en un determinado proceso, o bien como una fase dentro de un proyecto más ambicioso de integración global de Gestión Documental en una empresa.
Preparación
Durante la fase de preparación del análisis se hará la planificación del proyecto y un catálogo de requisitos del sistema de gestión documental, especificaciones funcionales, estudio de flujos documentales y casos de uso del proceso bajo estudio y los documentos a los que afecta.
Una vez se haya entendido globalmente el contexto podremos establecer los límites precisos del proyecto y, por tanto, del Análisis Documental. La definición del ámbito del Análisis Documental debe ser un compromiso acordado por todos los participantes del Proyecto de Gestión Documental para que éste termine con éxito.
Siempre es aconsejable partir los proyectos complejos en subproyectos complementarios más pequeños, con objetivos alcanzables en cortos plazos de tiempo que nos vayan permitiendo medir los beneficios obtenidos.
Se han de considerar en esta fase los siguientes aspectos:
· Normalización de los documentos: Estilos, logos, formatos, imágen corporativa.
· Estandarización de la solución: MoReq, Isad(G), PDF/A.
· Legislación aplicable: LOPD, firma digital, facturación telemática, digitalización certificada.
· Politicas de conservación y expurgo de la documentación.
· Proceso de digitalización de doumentos.
· Requisitos de integración con otros sistemas de gestión: ERP, CRM, Correo, etc.
Análisis Documental
Una vez establecidos y acordados los límites del proyecto, se comenzará con las tareas propias del Análisis Documental, que pueden agruparse en las siguientes actividades:
· Toma de Datos
· Análisis
· Presentación de Resultados
Toma de Datos
Es una de las actividades más importantes dentro del análisis. La información omitida en esta tarea podría afectar negativamente al conjunto del proyecto, ya que habrá que incorporarla más tarde y podría afectar en cambios de diseño de la solución y, por consiguiente, en desviaciones temporales en la consecución del proyecto. O lo que es peor, podrían no alcanzarse las expectativas de funcionalidad previstas para el proyecto.
La toma de datos consiste en recoger la información más importante sobre diferentes aspectos de los procesos y los documentos involucrados:
· Establecer el inventario de documentos afectados por el proceso de negocio tratado y su clasificación por tipos.
· Obtener las propiedades que caracterizan a cada documento: modelo de datos.
· Volúmenes de procesos y documentos por cada tipo.
· Ciclo de vida de los tipos documentales: creación, almacenamiento, acceso, distribución o publicación, retiro y/o destrucción. Durante el estudio del ciclo de vida de los documentos se detectarán nuevas propiedades que habrá que añadir al modelo de datos.
· Inventario de usuarios involucrados de alguna manera en el tratamiento del tipo documental y sus permisos de acceso: lectura, escritura, borrado, etc.Detalles del flujo de los documentos a lo largo del proceso de negocio.
Análisis
La fase de análisis consiste en:
· Creación del inventario clasificado de tipos documentos: taxonomía.
· Determinar la estructura y contexto de cada clase o tipo documental: Definir el modelo de datos.
· Identificar estructuras de datos comunes que pueden compartirse entre los tipos: determinación de subtipos documentales.
· Determinar la estructura jerárquica de almacenamiento: bibliotecas, carpetas y subcarpetas.
· Definir los procesos documentales, identificando mejoras posibles: Ciclo de vida y workflows.
· Clasificación de los usuarios en grupos y definición de sus roles dentro del sistema y sus permisos de acceso a los documentos.
· Examinar el impacto que supondrá en los usuarios la adopción del nuevo tratamiento o proceso.
· Estudiar las necesidades de auditoría de los documentos: seguimiento y monitorización.
· Estudio de los requerimientos técnicos del sistema en función del volumen de usuarios que tendrán que utilizar el sistema.
· Necesidades de consulta de la documentación.Determinación de los requerimientos de almacenamiento en función del volumen de documentos y su ciclo de vida dentro del sistema. (dimensionamiento hardware del sistema)
Presentación de Resultados
Los resultados obtenidos en el Análisis Documental tendrán impacto tanto en los entregables asociados a la fase de Consultoría, como en los entregables asociados a la fase de Análisis Funcional y Diseño Técnico del Sistema.
· Diseño de la solución mediante diagrama de contexto (ó DFD: Diagrama de Flujo de Datos), diagrama de arquitectura y diagrama de despliegue de los componentes involucrados en la solución, incluyendo los sistemas externos a la solución de gestión documental que tengar que ser integrados con ella.
· El diseño de la solución se hará acompañar del catálogo de requisitos técnicos del sistema que posibiliten su implantación: dimensión del sistema.
· Modelo de datos: definición de tipos y subtipos documentales, así como otras estructuras de datos externos al sistema de gestión documental que pudieran estar relacionadas.
· Estructura jerárquica de almacenamiento de los documentos: bibliotecas, carpetas, subcarpetas,…
· Política de acceso y seguridad: identificando los usuarios, grupos y sus funciones o roles, así como sus derechos de acceso a la información.
· Modelo de procesos: con el diseño de ciclos de vida y worflows, identificando en cada momento del proceso:
· Qué estados van a tomar los documentos
· Usuarios responsables de ejecución de tareas dentro del proceso y/o en los documentos.
· La información que debe ser registrada y/o monitorizada (auditoría y seguimiento)
· Definición y diseño de interfaces de acceso y consulta del sistema.
· Definición y diseño de Integraciónes con otros sistemas relacionados.
· Estudio de impacto de la implantación de la solución: riesgos, beneficios y gestión del cambio.
