La solución se soporta en los cuatro vectores que gobiernan la prestación de servicios de tratamiento
documental: Gestión de la Información objeto del tratamiento, Modelado del flujo de trabajo y los procesos, Explotación del servicio y Calidad de los entregables.
Caraterísticas de la solución.
Workflow de producción
Herramienta gráfica con un enfoque netamente productivo que permite definir los procesos y el flujo de trabajo que han de seguir los distintos tipos documentales tratados en el servicio.
Importador documental
Incorpora los ítems documentales al flujo de trabajo convirtiéndolos al formato establecido para cada proceso. Complementa esta función con la incorporación de los datos asociados a los ítems documentales.
Digitalización
La digitalización incorpora: procesos de transformación y mejora de imagen y procesos de reconocimiento óptico de caracteres, marcas y códigos de barras uni y bidimensionales. Siendo todos estos tratamientos parametrizables en función de las necesidades concretas del servicio.
Editor de textos
Herramientas que se integren con los editores comerciales y que permitan
al usuario editar su documento con normalidad y, el mismo tiempo,
introducir en él datos procedentes de un sistema de información externo.
Extracción de datos
Un sistema de extracción de datos estructurados a partir de un documento de texto sin estructura puede ser definido. Así como un sistema
de navegación por el texto en el que se van realizando agrupaciones de palabras que, tras ser analizadas, serán asignadas a las estructuras de datos que se están extrayendo.
Análisis de palabras
Análisis exhaustivo del texto a procesar para identificar la naturaleza de las palabras que lo componen y determinar su posible relación con cada uno de los tipos de datos que se quieren extraer
Navegación textual
Capacidad de recorrer el texto (sus palabras) con cierta flexibilidad de retroceder y avanzar para explorar posibles hipótesis sobre la naturaleza de una estructura de mayor complejidad que la propia palabra.
Grabación de metadatos
En algunas ocasiones, la única vía para asociar datos a los documentos consiste en realizar manualmente su introducción en el sistema (grabación). El módulo de grabación está construido de una forma flexible para
que pueda ser adaptado fácilmente a los distintos escenarios de trabajo.
Archivo físico y digital
Gestión de los ficheros físicos y lógicos, primando la perfecta trazabilidad y homogeneidad de los mismos.
Documento estructurado
En el momento de la entrega de los resultados del servicio, es necesario transformar estos datos y documentos para obtener el formato pactado.
Administración del Sistema
Como no podía ser de otra forma, es el valor diferenciador de la solución, ya que es el volumen el que justifica la implantación de un servicio de tratamiento documental Monitorización y control de la productividad, extracción de todo tipo de informes y seguimiento del flujo de trabajo al máximo nivel de detalle son parte del set de herramientas que completan la solución.
